Публикация научных статей.
Вход на сайт
E-mail:
Пароль:
Запомнить
Регистрация/
Забыли пароль?
https://wos-scopus.com
Научные направления
Поделиться:
Разделы: Информационные технологии
Размещена 24.11.2017. Последняя правка: 23.11.2017.

РЕИНЖИНИРИНГ БИЗНЕС-ПРОЦЕСОВ ОТДЕЛА ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ УЧЕТА КОНТИНГЕНТА СЛУШАТЕЛЕЙ

Выдрин Александр Сергеевич

Магистр

Уфимский Государственный Авиационный Технический Университет

Студент

Конев Константин Анатольевич, доцент кафедры автоматизированных систем управления, Уфимский Государственный Авиационный Технический Университет, г. Уфа


Аннотация:
В данной работе проектируется система по учету контингента слушателей ДПО, которая поможет слушателям просто и быстро подать заявку на обучение дополнительному образованию, а специалистам отдела дистанционного обучения обрабатывать хранящиеся данные в системе, формировать требуемые отчеты и вести статистическую отчетность.


Abstract:
In this work, a system is developed for the registration of the contingent of students of DPE, which will help students to apply quickly and quickly for additional education, and specialists of the distance education department to process the stored data in the system, generate the required reports and maintain statistical reporting.


Ключевые слова:
проектирование; информационная система; автоматизация; внедрение; дополнительное профессиональное образование; реинжиниринг.

Keywords:
design; information system; automation; implementation; additional vocational education; reengineering.


УДК 004

Введение

На сегодняшний день в высшие учебные заведения поступает большой поток информации, который запускает множество процессов, реализуемые учебными заведениями. Для того чтобы эти процессы отнимали как можно меньше временных и рабочих ресурсов, их необходимо автоматизировать. С каждым днем актуальность автоматизирования отдельных процессов возрастает с каждым днем.

Несмотря на автоматизацию большого количества процессов в высшем учебном заведении, количество процессов, требуемых автоматизации не уменьшается. Иногда возможна ситуация, когда автоматизация процессов не успевает за увеличением количества процессов, требуемых автоматизации.

Процесс приема заявлений на дистанционное обучение является достаточно трудоемким и затратным по времени. Все данные, которые были получены в результате заполнения бланка, должны быть проверены и отсортированы вручную работниками отдела. Поэтому при большом потоке поступающих могут допускаться ошибки при заполнении или потери заполненных бланков. При этом ко всему объему данных должен иметься быстрый доступ из системы высшего учебного заведения. Также слушателям необходим простой, быстрый и дистанционный процесс заполнения бланка заявления на обучение. Так как не все поступающие имеют время или возможности приехать из отдаленных мест проживания для подачи заявления.

Для того, чтобы упростить процесс приема заявлений на дистанционное обучение и уменьшить временные затраты на него, а также исключить ошибки заполнения и возможности утери бланков при большом потоке поступающих, необходимо разработать систему учета контингента слушателей, обучающихся на программах дополнительного профессионального образования.

Цель реинжиниринга – повысить эффективность работы отдела дополнительного профессионального образования и исключить возможные ошибки путем внедрения информационной системы учета контингента слушателей.

Задачи:

- упростить и ускорить процесс приёма заявления на дистанционное образование;

– снизить вероятность ошибок при приёме и обработке данных.

1. Анализ предметной области

Процесс приема заявлений на дистанционное обучение является достаточно трудоемким и затратным по времени. Все данные, которые были получены в результате заполнения бланка, должны быть проверены и отсортированы вручную работниками отдела. Поэтому при большом потоке поступающих могут допускаться ошибки при заполнении или потери заполненных бланков. При этом ко всему объему данных должен иметься быстрый доступ из системы высшего учебного заведения. Также слушателям необходим простой, быстрый и дистанционный процесс заполнения бланка заявления на обучение.

Кроме того, отдел ежегодно формирует статистическую отчётность по обучающимся на программах дополнительного профессионального образования. [1]

В связи с этим необходимо автоматизировать процесс подачи заявления слушателя, с целью ведения учета контингента слушателей в автоматизированной информационной системе.

Для того чтобы автоматизировать данный процесс с помощью системы учета контингента слушателей, обучающихся на программах дополнительного профессионального образования, необходимо изучить организационно - экономическую характеристику БФ БашГУ.  Для этого составим схему, на которой отобразим различные отделы ВУЗа и взаимосвязи между ними.
 

Рисунок 1 - Схема организационно – экономической характеристики отделов БФ БашГУ

Далее, для того чтобы описать и проанализировать характеристики предметной области нужно определить, что из себя представляет система учета контингента слушателей, обучающихся на программах дополнительного профессионального образования. Нам это необходимо, так как изучение и анализ предметной области — это задача, которую необходимо решить для проектирования информационной системы.

Чтобы слушатель записаться на дистанционное обучение для получения дополнительного профессионального образования, ему нужно подать заявку для поступления. Он должен предоставить свои данные: фамилия, имя, отчество, место жительства, регион, контактный телефон, электронный почтовый ящик, уже имеющееся образование. Вся эта информация должна поступать в одно место посредством сети Интернет, записываться в базу данных, а далее, чтобы специалист по приему заявлений мог в кратчайшие сроки эти данные обработать, нужно отобразить записи, хранящиеся в базе данных, в удобном виде с возможностью их отфильтровать.

В итоге получаем систему учета контингента слушателей, обучающихся на программах дополнительного профессионального образования, которая представляет информацию о слушателях.

2. Модель как есть

После того как была проанализирована предметная область опишем модель деятельности отдела ДПО с помощью технологии проектирования информационных систем DFD (Data Flow Diagrams) – диаграммы потоков данных. [2]

Так как в данный момент времени автоматизированной информационной системы в отделе не имеется слушателю приходиться присутствовать лично при заполнении заявки на обучение. После ожидать ответа о принятии заявки. А специалист отдела в должен вручную проверять правильность поданной заявки, вносить их в журнал и после оповещать слушателей об успешной подаче заявки.
 

Рисунок 2 - Диаграмма потоков данных при подаче заявки слушателем

Кроме того, специалисту требуется вручную сортировать все поданные заявления, искать их для изменения данных если потребуется, а также ежегодно формировать статистическую отчётность по обучающимся на программах дополнительного профессионального образования.

 

Рисунок 3 - Диаграмма потоков данных при работе специалиста отдела

Именно так функционирует отдел дополнительного профессионального образования на данный момент.

3. Модель как должно быть

Теперь, когда была рассмотрена модель деятельности отдела ДПО «Как есть» опишем модель «Как должно быть» с помощью той же технологии проектирования информационных систем DFD.

Когда система будет внедрена получиться следующая модель подачи заявок на обучение. Слушатель будет работает непосредственно с оболочкой подачи заявки на дистанционное обучение. Он будет заполнять все необходимые поля своими данными, после чего подтверждать конец своей работы. Результатом работы пользователя с данной формой будет являться новая запись в базе данных системы, в которой прописаны все данные, которые предоставил оболочке слушатель.

 
 
Рисунок 4 - Диаграмма потоков данных при работе слушателя с системой 

После работы слушателя с оболочкой подачи заявки данные, которые были получены, будут находится в базе данных системы и могут обрабатываться. Для обработки созданных записей специалист отдела ДО и ДПО будет использовать специальную оболочку, предназначенную для изменения записей слушателей и формирования отчетов и статистики.

 

Рисунок 5 - Диаграмма потоков данных при работе специалиста отдела с системой

Теперь, когда рассмотрены модели потоков данных опишем инфологический этап проектирования базы данных системы «Контингент слушателей». Инфологическая модель состоит из сущностей: «Слушатели», «Программы», «Курсы», «Место жительства», «Регион».

Итоговая схема данных приведена на рисунке ниже.

 

Рисунок 6 - Схема данных базы данных «Контингент слушателей».
 

После того как были рассмотрены модели потоков данных и модель базы данных нужно описать функциональную архитектуру системы учета контингента слушателей, обучающихся на программах дополнительного профессионального образования. Она состоит из двух взаимосвязанных модулей:

  • модуль заполнения бланка заявления для обучения на дистанционной форме слушателем;
  • модуль работы с заявлениями слушателей для обучения на дистанционной форме, с которым будет вести работу специалист по приему;

 Так же функциональная архитектура должна обеспечивать реализацию следующих задач:

  • автоматическое добавления заявления в базу данных системы, то есть передачу данных из модуля заполнения бланка заявления в модуль работы с заявления слушателей;
  • для входа в модуль работы с заявлениями слушателей будет необходимо пройти авторизацию, чтобы только специалист по приему мог иметь доступ к этой части функциональной архитектуры;
  • в модуле работы с заявлениями слушателей должна быть функция отправки письма на электронный почтовый ящик о том, что его заявка прошла обработку.

Бланк заявления — это раздел, на котором будут вести свою деятельность слушатели. Именно через эту форму они будут передавать данные, которые необходимы для подачи заявки на повышение квалификации.

Раздел для работы с базой данных необходим для специалиста по приему. Чтобы получить доступ к этой форме, требуется знания логина и пароля, иначе доступ к форме будет закрыт.

Прочие разделы необходимы для реализации некоторых функций, связанных с работой: фильтр записей, удаление записей и тому подобное. На эти разделы нельзя попасть так как код написан таким образом, что переход на основные разделы происходит сразу же после загрузки раздела.

В добавление к выше сказочному опишем основные возможности пользователя в данной системе:

  1. подать заявку на обучения дополнительному профессиональному образованию;

  2. изменение записей слушателей;

  3. формирование сведений об образовательных программах, реализуемых организацией;

  4. формирование сведений о распределении слушателей по программам и источникам финансирования;

  5. формирование сведений о распределении лиц, обученных по дополнительным профессиональным программам, по формам обучения;

  6. формирование отчета о программах повышения квалификации.

4. Обоснование проектных решений по техническому, информационному и программному обеспечению

Наконец, когда система спроектирована можно описать средства и технологии, которые используются для создания системы.

Работа над проектом началась с проведения теоретического анализа программных средств и технологий для практической реализации индивидуального задания. После тщательного анализа был сделан вывод, что создать систему учета контингента слушателей, обучающихся на программах дополнительного профессионального образования можно используя систему управления базами данных MySQL и язык Web-программирования PHP.

Для создания системы учета контингента слушателей необходимо использовать следующее программное обеспечение:

  • Web-сервер Apache;
  • Система управления базами данных MySQL;
  • Панель phpMyAdmin для администрирования СУБД MySQL;
  • Интерпретатор PHP с поддержкой MySQL;

Всё программное обеспечение, которое понадобится для создания содержится в пакете Денвер - Джентльменском наборе Web-разработчика.

Далее рассмотрим технологии необходимых программных средств, применяемых при разработке.

Разработку системы будем реализовывать на локальном Web-сервере Apache с последующим переносом на внешний хостинг.

Так как база данных системы создается в системе управления базами данных MySQL, программный код для создания базы данных и работы с ней нужно писать на языке структурированных запросов SQL. Необходимо создать программный код, который создает базу данных в нужной кодировке, реализовать базовые функции работы с записями, а также реализовать на языке SQL функцию фильтра записи.

Для того чтобы было удобно редактировать базу данных системы, в системе будет установлен клиент для управления базами данных phpMyAdmin.

Оболочка будет написана на языке Web-программирования PHP и будет использовать базу системы посредством SQL запросов. [3]

Заключение

При проектировании системы учета контингента слушателей, обучающихся на программах дополнительного профессионального образования, были выполнены все задачи, которые были поставлены при начале, а именно:

  • упростить и ускорить процесс приёма заявления на дистанционное образование, а именно теперь можно подавать заявления дистанционно которые обрабатываются системой и сотруднику отдела нужно только подтвердить заявление;
  • снизить вероятность ошибок при приёме и обработке данных, а именно так как теперь все данные обрабатываются системой и на основе их обработки выдаются отчеты вероятность ошибки уменьшается;

В итоге была спроектирована система учета контингента слушателей, обучающихся на программах дополнительного профессионального образования, которая позволяет повысить эффективность труда, увеличить прозрачность документооборота, сократить временные затраты на учет контингента и, как следствие, повысить качество образовательных услуг.

После внедрения данной системы в отдел дистанционного обучения и дополнительного профессионального обучения время работы со слушателями уменьшится, что позволит увеличить приток новых слушателей, а, следовательно, увеличить количество реализации программ дополнительного профессионального образования.

Библиографический список:

1. Отдел дистанционных технологий обучения БФ БГУ: http://birskdo.ru/ (дата обращения: 12.11.2017).
2. Обоснование выбора технологии и метода проектирования. URL: http://www.eruditcity.ru/4447 (дата обращения: 12.11.2017).
3. Прохоренок Николай, Дронов Владимир. HTML, JavaScript, PHP и MySQL. Джентльменский набор Web-мастера. Изд. СПб.: БХВ-Петербург, 2015 - 766 с.




Рецензии:

19.01.2018, 3:06 Шангина Елена Игоревна
Рецензия: В статье автор представляет оптимизацию процесса подачи заявления на дистанционное обучение. В данном случае необходимо данный процесс рассматривать как оптимизацию, а не как реинжиниринг. Это связано с тем, что реинжиниринг обычно проводят , где процессы связаны с большими накладными расходами и диверсификацией. Необходимо точнее дать определение процесса реинжиниринга и его задачи. В остальном статья рекомендуется к публикации с учётом вышеуказанных исправлений. Шангина Е.И. проф., д. н.



Комментарии пользователей:

Оставить комментарий


 
 

Вверх