Статья опубликована в №24 (август) 2015
Разделы: Педагогика, Информационные технологии, Методика преподавания
Размещена 08.08.2015.
Просмотров - 3474

Использование шаблонов при разработке стандартизированных документов военного специалиста

Гужвенко Елена Ивановна

доктор педагогических наук, доцент

Рязанское высшее воздушно-десантное командное ордена Суворова дважды краснознаменное училище имени генерала армии В. Ф. Маргелова

доцент

УДК 37.047

Введение. Перед каждым педагогом стоит задача дать знания, научить, показать обучаемым, как они смогут использовать те или иные сведения в профессиональной деятельности, поэтому педагог должен четко представлять себе учебные цели занятия. Как отмечено в Википедии [1], «Шаблон – в делопроизводстве (в разговорной речи – «рыба») – пустая форма документа с комментариями о том, как следует заполнять каждое поле. Другой вариант шаблона – форма документа с уже заполненными полями, которые можно использовать как пример. Шаблоны широко применяются в строго регламентированных отраслях (например, бухгалтерии или кадровом делопроизводстве). Примеры простых шаблонов – шаблон резюме или анкета для оформления заграничного паспорта гражданина Российской Федерации – России».

Так как на занятиях курсанты изучают множество программ, которые будут использоваться в профессиональной деятельности, то наиболее целесообразно не изучать разработку шаблонов в каждой из них, а на одном занятии рассмотреть возможности и особенности создания и использования шаблонов в каждой из изучаемых программ. Таким образом, на занятии по автоматизации служебного делопроизводства поставлены следующие учебные цели:

• изучить возможности разработки и использования форм средствами Microsoft Office;
• изучить и освоить технологические приемы эффективной разработки служебных документов на основе использования полей форм, шаблонов.

Помимо целей, которые ставятся при изучении информатики, есть и учебные цели, связанные с профессиональной деятельностью военнослужащего. Курсанты должны показать знания таблиц превышений средней траектории полета пули для конкретного оружия. Эти сведения им уже известны, но их нужно регулярно повторять. Кроме этого нужно не только знать величины превышений, но и умело использовать знания для установки прицела на оружии.

К занятию обучаемые должны самостоятельно изучить теорию по созданию шаблонов в Microsoft Office, чтоб могли ответить на контрольные вопросы:

1. Для чего предназначены шаблоны?
2. Как создать шаблон документа средствами Word, Excel?
3. Как добавить в документ Microsoft Office элементы управления – списки, текстовые поля и пр.?
4. Привести примеры служебных документов, где могли бы успешно использоваться шаблоны.

Разработка шаблонов средствами Word

Шаблон – это тип документа, при открытии которого создается его копия. В Microsoft Office Word 2010 шаблон может иметь расширение dotx или dotm (файл типа dotm позволяет выполнять макросы в файле).

Шаблоны – это обычные документы, но содержащие рекомендуемые разделы или обязательный текст, а также элементы управления содержимым, такие как раскрывающийся список. Можно добавить защиту для раздела шаблона или можно применить к шаблону пароль, защищающий содержимое шаблона от изменений.

При создании документа в Microsoft Word на основе шаблона в новый документ вставляется неизменяемый текст, который присутствует во всех документах. А в каждый создаваемый документ пользователь добавляет те тексты, которыми документы между собой отличаются. Например, если это шаблон справки о заработной плате, то неизменяемый текст шаблона содержит текст справки, а в каждый создаваемый на основе шаблона документ вставляется фамилия человека, которому справка будет выдана и непосредственные данные о его зарплате.

Некоторые средства текстового редактора Word позволяют упростить заполнение изменяемых полей и запретить изменение стандартной части.

При создании нового шаблона в нем необходимо разместить неизменяемый текст. Его набирают как необходимо на странице.

Для упрощения ввода изменяемых данных в шаблоне размещают поля для ввода текста.

Создание шаблона на основе существующего документа

1 Открыть  документ, на основе которого будет создан шаблон.

2 Нажать кнопку Microsoft Office, выбрать Сохранить как.

3 В диалоговом окне Сохранение документа выбрать тип файла Шаблон Word.

4 Дать имя шаблону, нажать кнопку Сохранить.

5 Закрыть шаблон.

Добавление к шаблону элементов управления содержимым

Дополнительную гибкость шаблону можно придать, добавив и настроив элементы управления содержимым, такие как поля форматированного текста, рисунки, раскрывающиеся списки или выбор даты.

1 Нажать кнопку Microsoft Office, выбрать Параметры Word.

2 Выбрать Основные.

3 Установить флажок Показывать вкладку «Разработчик» на ленте, нажать ОК.

4 Открыть шаблон, к которому нужно добавить элементы управления содержимым, и затем щелкнуть в месте вставки элемента управления.

5 На вкладке Разработчик в группе Элементы управления выбрать элемент управления содержимым, который требуется добавить к документу или шаблону.

Например, щелкнув Формат RTF, можно вставить поле ввода форматированного текста, которое будет присутствовать в любом документе, созданном с помощью данного шаблона.

6 Выбрать элемент управления содержимым в документе и щелкнуть Свойства в группе Элементы управления.

7 В диалоговом окне Свойства элемента управления содержимым указать, может ли элемент управления содержимым быть удален или изменен другим пользователем, использующим шаблон.

Добавление к шаблону пояснительного текста

Инструкции по заполнению элементов управления содержимым, добавленных к шаблону, облегчают работу с документом. Эти инструкции заменяются содержимым при использовании шаблона.

1 На вкладке Разработка в группе Элементы управления выбрать пункт Режим конструктора.

2 Щелкнуть элемент управления содержимым, к которому нужно добавить замещающий текст.

3 Отредактировать и отформатировать замещающий текст.

4 Чтобы замещаемый текст в добавленном элементе управления содержимым текстового поля исчезал при вводе реального текста в документе, в группе Элементы управления выбрать Свойства и установить флажок Удалить элемент управления содержимым при редактировании содержимого (рисунок 1).

 

Рисунок 1 – Окно свойств управления содержимым

После проверки преподавателем степени освоения теории, выполняются задания по разработке профессионально ориентированных шаблонов.

Задание 1. Создание шаблона в Word

Разработать шаблон выполнения упражнения № 40 специальной скоростной стрельбы.

Мишени располагаются на дистанциях:

-             25 метров, две картонные;

-             100 метров, два поппера;

-             200 метров, грудная мишень (№ 4).

Вид шаблона представлен на рисунке 2.

В первой строке должна быть возможность выбора номера прицела из списка: 1, 2, 3, 4.

Во второй, четвёртой, шестой строках должна быть возможность выбора слов «превышение» или «принижение», а также записи чисел.

В третьей, пятой, седьмой строках должна быть возможность записи текста, например «нижний обрез» или «центр цели», «верхний обрез», «нижняя треть» и т.д.

Рисунок 2 – Шаблон для упражнения № 40 УПС ССС

Так как задание является первым, ознакомительным, то к нему дается пошаговая технология выполнения.

Выполнение задания 1

Создание раскрывающихся списков

1 Набрать в документе Word текст шаблона (рисунок 2).

2 Шаблон сохранить в папке, названной своей фамилией, расположенной в месте, указанном преподавателем. В диалоговом окне Сохранение документа выбрать тип файла Шаблон Word. Шаблон назвать Фамилия_шаблон, указав свою фамилию.

3 Проверить, а при необходимости задать следующие параметры форматирования страниц: 

-             размер бумаги – А4, ориентация листа – книжная;

-             поля страницы – по 3 см;

-             параметры форматирования абзацев и символов:

-             выравнивание – По ширине; 

-             шрифт – Times New Roman;

-             размер символов – 14 пунктов.

4 Нажать кнопку Microsoft Office, выбрать Параметры Word.

5 Выбрать Основные.

6 Установить флажок Показывать вкладку «Разработчик» на ленте, нажать ОК.

5 Выполнить вставку поля Раскрывающийся список для выбора номера прицела, который будет использован в упражнении:

-             выделить место, где будет указан номер прицела,

-             на ленте выбрать Разработчик, группа Элементы управления нажать Кнопку Раскрывающийся список.

6 Нажать кнопку Свойства в группе Элементы управления. В открывшемся окне (рисунок 3) указать название поля – Номер.

7 Нажать кнопку Добавить, ввести число 1; нажимая вновь кнопку Добавить, ввести числа 2, 3, 4.

 

Рисунок 3 – Окно свойств элемента Раскрывающийся список

8 Нажать ОК для окончания создания раскрывающегося списка.

9 Используя алгоритм вставки раскрывающегося списка на форму, вставить во вторую, четвёртую, шестую строки раскрывающийся список из слов «превышение» или «принижение».

Вставка текстовых полей

1 Добавить на форму поле Текст:

в третьей строке перед словом «см» выделить фрагмент документа, где будет размещён текст;

на вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажать  кнопку Текст.

2 Нажать кнопку Свойства в группе Элементы управления, в открывшемся окне указать название – число, выбрать элемент блокировки – Элемент управления содержимым нельзя редактировать, нажать ОК.

3 Используя алгоритм вставки поля Текст на форму, вставить в пятую и седьмую строки текстовые поля для указания, на сколько будет превышение (принижение) при стрельбе на дистанции 100 и 200 м.

4 Используя алгоритм вставки поля Текст на форму, вставить в третью, пятую, седьмую строки возможность записи текста, например «в нижний обрез цели» или «в центр мишени», «в верхний обрез мишени», «в нижнюю треть мишени» и т.д.

При выполнении второго и третьего заданий обучаемые учатся использовать разработанный средствам Word шаблон и сохранять его в виде документа. Также они закрепляют знания, полученные при изучении дисциплины «Огневая подготовка», необходимые для использования стрелкового оружия на поле боя для выполнения точных выстрелов – таблицу превышений средних траекторий полета пули над линией прицеливания. Курсанты должны для конкретного вида оружия знать величины превышений и верно использовать полученные знания на практике.

Задание 2. Разработка служебного документа на основе шаблона

Открыть шаблон, выбрать в первой строке шаблона номер прицела – 1.

Во второй, четвёртой и шестой строках выбрать превышение или принижение, записать на сколько сантиметров. При заполнении строки использовать таблицу превышений.

В третьей, пятой и седьмой строках записать, в какое место мишени следует целиться, чтобы попасть в центр мишени (на 25 м), «голову» поппера (на 100 м) и в центр мишени № 4 (на 200 м).

Рекомендацию для выполнения упражнения прицелом 1 сохранить в своей папке, назвать Фамилия_1.doc.

Задание 3. Разработка служебного документа на основе шаблона

Аналогично создать документы, содержащие рекомендации для выполнения упражнения прицелами 2, 3, 4. Документы назвать Фамилия_2, Фамилия_3, Фамилия_4.

Задание 4. Разработка служебного документа на основе шаблона Excel

Используя рисунок 2, разработать шаблон в Excel.

Шаблон оформить в виде карточки (рисунок 4).

Ячейки С1, С2, С4, С6 заполнять с использованием выбора из списка.

Шаблон сохранить в своей папке, назвав Фамилия_шаблон.

 

Рисунок 4 – Шаблон в Excel

Создание списка в Excel изучалось на предыдущих занятиях, поэтому курсанты повторяют и закрепляют данные знания.

Задание 4. Использование шаблона Excel

Заполнить шаблон, созданный в Excel, для прицела 1, сохранить документ в своей папке, назвать Фамилия_1.

Задание 5. Использование ссылок в Excel

Создать лист Превышения, на нём создать таблицу превышений.

Создать лист Результаты, на него поместить таблицу с рисунка 4.

Используя ссылки на таблицу листа Превышения и формулы, заполнить таблицу листа Результаты: при указании номера прицела свободные места в документе должны автоматически заполняться данными.

Заключение

Задания, приведенные для выполнения на занятии лишь демонстрируют возможности использования шаблонов в профессиональной деятельности. Для более подробного изучения профессионально ориентированных шаблонов курсанты самостоятельно разрабатывают шаблоны по выбранным направлениям, выполняя их во время самостоятельной подготовки к занятиям.

1. Шаблон. Википедия. Свободная энциклопедия. https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%A8%D0%B0%D0%B1%D0%BB%D0%BE%D0%BD

2. Гужвенко, Е. И. Информатика и информационные технологии в профессиональной деятельности [Текст]: практикум / Е. И. Гужвенко. – Рязань: РВВДКУ, 2015. – 287 с.

Рецензии:

8.08.2015, 12:56 Быкасова Лариса Владимировна
Рецензия: Представленная статья актуальна и, несомненно, своевременна. Стиль изложения материала четкий и последовательный, что свидетельствует о компетентности автора в исследуемом дискурсе. Материал качественный, имеющий прагматическую направленность. Статья рекомендуется к публикации.

10.08.2015, 7:42 Александрова Елена Геннадьевна
Рецензия: Статья может быть рекомендована к публикации. Тема работы актуальна, представленный материал носит научный характер.



Комментарии пользователей:

Оставить комментарий