Разделы: Информационные технологии
Размещена 23.11.2017. Последняя правка: 23.11.2017.
Просмотров - 2343

РЕИНЖИНИРИНГ ПРОЦЕССА ПРИЕМА СТУДЕНТОВ НА ПРАКТИКУ В ООО «ДАТАТЕХ» МЕТОДОМ РАЗРАБОТКИ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО ПРОГРАММНОГО МОДУЛЯ

Захарова Адель Сергеевна

Уфимский государственный авиационный технический университет

студент

Конев Константин Анатольевич, доцент кафедры автоматизированных систем управления, Уфимский Государственный Авиационный Технический Университет, г. Уфа

УДК 004.9

ВВЕДЕНИЕ

Данная научная статья направлена на решение проблемы, присущей многим предприятиям – прием студентов на практику.

Учебная, производственная или преддипломная практика направлена на закрепление теоретических знаний и приобретение студентами практических навыков [1]. При этом положительный опыт приобретает и учебное заведение, получающее отзывы со стороны организаций, и принимающая студента компания, приобретающая возможность присмотреться к потенциальным кадрам [2].

Объектом исследования данной научной статьи является предприятие ООО «Дататех», входящее в группу компаний «АйТи».

Ежегодно тысячи студентов со всех университетов проходят практику в различных компаниях. Каждый студент проходит собеседование с менеджером по персоналу, а затем с руководителями отделов, заполняет анкету и резюме. Это влечет за собой большие затраты времени и труда сотрудников. Вследствие чего возникает проблема снижения эффективности отбора студентов для привлечения их к работе в компании. Исходя из этого, можно сделать вывод, что тема научной статьи является очень актуальной на сегодняшний день. Задачей разработанного программного модуля является упрощение и автоматизация процесса приема практикантов на всех его стадиях.

1. АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩЕГО МЕТОДА ПРИЁМА СТУДЕНТОВ  

ООО «Дататех», инженерно-производственный центр АйТи, был образован в 2008 году в Уфе. Цель его создания – обеспечение проектов, выполняемых группой компаний АйТи, квалифицированными специалистами в следующих областях:

–  разработка, внедрение и сопровождение ПО;

–  техническая поддержка информационных систем;

–  управление комплексными проектами.

ООО «Дататех» является крупным инженерно-производственным центром, созданным для поддержания и развития проектов. Дерево услуг представлено на рисунке 1.

 

Рисунок 1 – Дерево услуг ООО «Дататех»

Организационная структура системы управления персоналом – это совокупность взаимосвязанных подразделений этой системы и должностных лиц [3].

Подразделения выполняют различные функции, их совокупность составляет службу управления персоналом (кадровую службу). Роль и место службы управления персоналом в каждой компании крайне велика так как именно сотрудники этого подразделения отбирают кандидатов на должности, обучают специалистов и совершенствуют организацию труда на предприятии. Во главе отдела кадров стоит руководитель, а остальные сотрудники подчиняются ему [4].

На рисунке 2 представлена структура кадровой службы.

 

Рисунок 2 – Структура кадровой службы

Процесс приема на практику студентов ВУЗов – это очень долгий и сложный процесс. Необходимо выбрать время для личной встречи с потенциальными практикантами, устроить собеседование, уделив каждому кандидату около получаса, проанализировать полученные данные, принять решение, выбрать наиболее подходящих кандидатов. Все это делает менеджер по персоналу, который в свою очередь помимо работы с практикантами должен назначать и проводить собеседования для соискателей, подготавливать отчеты, оформлять отпуска и т.д. Таким образом, прием студентов на практику отнимает огромное количество времени у работника, около 15 процентов своего времени в среднем ежемесячно работник уделяет практикантам. А кроме этого ему необходимо выполнять повседневные задачи, вследствие чего более важные дела выполняются с опозданием, что негативно сказывается на работе всего отдела.

Внедрение программного модуля, позволяющего автоматизировать процесс приема практикантов, позволит повысить эффективность работы службы по работе с персоналом, высвободив огромное количество времени для решения остальных задач отдела.

На данный момент в организации процесс приема студентов на практику происходит при многократных личных встречах и собеседованиях. Для оформления всех документов при ручном заполнении уходит большое количество времени, что сказывается на работе менеджера по персоналу. Кроме того, необходимо учитывать наличие человеческого фактора и ошибок, допускаемых менеджерами и студентами. Так же немаловажным аспектом можно считать тот факт, что в службе по работе с персоналом производится огромное количество работы с бумагами, документами, отчетами, а дополнительные анкеты студентов только увеличат количество этой работы. Исходя из этой проблемы, вытекает следующая – усталость сотрудников. Многочисленные встречи со студентами, обработка и анализ анкет и резюме отнимает много сил, что, несомненно, скажется на способности персонала решать свои повседневные задачи.

Для более наглядного представления, на рисунке 3 показана модель процесса «как есть».

 

 

Рисунок 3 – eEPC диаграмма процесса «Прием студентов на практику» (Как есть)

Исходя из вышеуказанных проблем можно судить о том, что основные вопросы при оформлении практикантов возникают главным образом по причине человеческого фактора, что уже подтверждает необходимость создания автоматизированной системы управления и обработки анкет студентов.

Студент сможет заполнить анкету в любое удобное для себя время, не согласовывая свои возможности с менеджером и не отнимая у него время, так же студент сможет пройти анкетирование, в котором укажет свои профессиональные навыки и умения. Все эти данные будут занесены в систему, и в любое удобное для себя время менеджер по персоналу просмотрит анкеты в форме таблиц или отчетов и отправит их потенциальным руководителям практиканта.

2. ОПИСАНИЕ РАЗРАБОТАННОГО  МЕТОДА ПРИЕМА СТУДЕНТОВ

Задачами, которые необходимо решить с помощью автоматизации работы являются:

−     заполнение анкеты о личных данных студентами;

−     заполнение резюме с указанием навыков, умений студента;

−     неоднократные встречи с руководителями и менеджерами компании;

−     возможные ошибки при обработке данных студента.

Поставленные задачи решены методом разработки автоматизированного программного модуля, автоматизирующего процесс приема студентов на практику практически на всех его стадиях. Данный метод несомненно является новейшей разработкой так как ранее процесс производился вручную

На рисунке 4 изображена eEPC диаграмма процесса приема студентов на практику («Как должно быть»).

 

Рисунок 4 – eEPC диаграмма процесса «Прием студентов на практику» (Как должно быть)

По рисунку видно, что теперь большую часть шагов процесса выполняет программный модуль. По аналогии с eEPC-диаграммой процесса приема студентов на практику «как есть», студенту необходимо совершить звонок на базу практики для того чтобы узнать нуждается компания в студентах-практикантах или нет. Если предприятие нуждается в практикантах, то студент может заполнить анкету и пройти анкетирование в любое удобное для себя время, не согласовывая его с возможностями менеджера. После заполнения анкеты и прохождения анкетирования вся информация будет храниться в базе данных. Менеджер по персоналу в любое удобное для себя время может ознакомиться с анкетами всех студентов и результатами их анкетирования. Эти данные доступны ему в форме таблиц, так же есть возможность просмотреть их в форме отчетов

Таким образом, менеджеру нет необходимости тратить свое время на встречу со студентом, назначение собеседования и обработку данных. Руководители отделов так же смогут изучить умения и способности студентов, эти данные будут предоставлены им в форме отчетов. Исходя из этого, можно сделать вывод о том, что с помощью внедрения программного модуля были решены проблемы, ранее существовавшие при выполнении процесса.

В модели процесса приема студентов на практику «как должно быть» появляется автоматизированный программный модуль, благодаря которому процесс заполнения анкеты, прохождения анкетирования и определения предполагаемых практикантов связываются воедино. В процессе работы возникают информационные потоки, представленные в таблице 1:

Таблица 1. Входящие информационные потоки в ИС

 

После анализа предметной области была определена необходимая документация, которая будет заноситься в БД. Описание таблиц базы данных с указанием наименования, типа данных и размерности приведены в таблицах 2, 3.

При входе в систему студент заполняет анкету. Данные о студентах будут храниться в таблице «Анкеты».

Для того чтобы система могла выявить наиболее подходящего студента для прохождения практики, необходимо пройти анкетирование, ответив на все вопросы. Эти данные хранятся в таблице «Анкетирование». Описание данных приведено в таблице 3.

 

3. РЕЗУЛЬТАТЫ ПРИМЕНЕНИЯ РАЗРАБОТАННОГО АВТОМАТИЗИРОВАННОГО МЕТОДА 

Для хранения данных была выбрана СУБД MS Access. Данная СУБД была выбрана не случайно, она обладает рядом преимуществ по сравнению с ее аналогами [25]:

−      простой и интуитивно понятный графический интерфейс;

−      все данные хранятся в одном файле, но при этом информация распределена по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД;

−      имеется огромное количество различных «Мастеров», которые существенно облегчают работу пользователя;

−      распространенность, доступность любому пользователю, так как СУБД Access является продуктом компании Microsoft;

−      полная совместимость с операционной системой Windows;

−      ориентация как на новичка, так и на профессионального пользователя.

При выборе языка программирования были выбраны 3 альтернативных варианта: С++, Delphi, Visual Basic [5].

Методом анализа иерархий с помощью программы MPriority был выбран наиболее подходящий язык программирования [6]. Итоговый результат выбора языка программирования представлен в виде диаграммы. Согласно полученным результатам, можно сделать вывод, что наиболее приоритетным языком для решения поставленной задачи является С++. На рисунке 5 представлен итоговый результат выбора языка программирования.

 

 

Рисунок 5 – Итоговый результат выбора языка программирования

В этом пункте был проведен расчёт себестоимости базового и проектного варианта (после разработки программного модуля).

Себестоимость складывается из стоимости материалов, покупных комплектующих изделий, используемых в процессе проектирования, внедрения и эксплуатации системы. Также в себестоимость входят затраты по оплате труда сотрудников, задействованных в данном процессе, и другие нормативы статей расходов [7].

Расчетные показатели экономической эффективности проекта представлены в таблице 4.

Таблица 3. Расчетные показатели экономической эффективности проекта

 

По данным результатов расчетов из таблицы 10 можно сделать следующие выводы:

−      разработка программного модуля позволила сократить временные затраты на выполнение процесса, вследствие чего сократились и расходы: об этом свидетельствует условно-годовая экономия, которая составляет 52383 рублей;

−      затраты на разработку и внедрение программного модуля составляют 30000 рублей, что является вполне приемлемой суммой так как вложения окупятся;

−      срок окупаемости проекта составляет 0,646 года или 8 месяцев, что является подходящим сроком для компании;

Подводя итог, можно сказать, что затраты на разработку и внедрение данного программного модуля целесообразны. По всем параметрам проектный вариант превосходит базовый. Срок его окупаемости равен 8 месяцам. Это говорит о том, что создание такой системы рентабельно.

Запуск программы предполагает два варианта входа в систему. Запуск от имени пользователя «Студент» предполагает свободный вход в систему без ввода логина и пароля. Меню работы менеджера содержит кнопки для просмотра данных в таблицах и отчетах.

 

 

Рисунок 6 – Проверка работоспособности программы

На рисунке 6 представлено окно работы программы. Программа эксплуатируется на персональном компьютере, выполнена на объектно-ориентированном языке C++ в среде программирования Borland C++ Builder. Для работы в диалоговом режиме используется экран дисплея, клавиатура и манипулятор типа «мышь». Входные данные хранятся на гибком и/или жестком дисках. Программа работает под управлением ОС Windows XP/Vista/7/8 [8].

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе работы был проведен анализ деятельности ООО «Дататех», который позволил выявить основные недостатки процесса приема студентов на практику. Был произведен выбор комплекса задач для автоматизации и анализ существующих разработок для их решения, после чего было сделано решение о разработке автоматизированного программного модуля процесса приема студентов на практику.

Разработка автоматизированного программного модуля позволило решить ряд следующих задач:

−     автоматизация заполнения анкет и прохождения анкетирования;

−     сокращение времени на обработку данных;

−     уменьшение количества ошибок при обработке данных.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что цель, была достигнута.

1. Производственная практика [Электронный ресурс]. URL http://rjob.ru/articles/proizvodstvennaya_praktika/ (дата обращения 21.04.2017).
2. Практика: краткое содержание [Электронный ресурс]. URL: http://thevyshka.ru/2015/03/11/praktika/ (дата обращения: 21.04.2017).
3. Организационная структура системы управления персоналом [Электронный ресурс]. URL: https://www.hr-director.ru/article/63449-red-qqq-15-m4-struktura-upravleniya-personalom (дата обращения 20.05.2017).
4. Отдел кадров [Электронный ресурс]. URL: https://www.audit-it.ru/terms/trud/otdel_kadrov.html (дата обращения 25.05.2017).
5. Языки создания экспертных систем [Электронный ресурс]. URL: http://www.aiportal.ru/articles/expert-systems/development-expsys.html (дата обращения 15.06.2017).
6. Саати, Т. Л. Принятие решений при зависимостях и обратных связях / Т. Л. Саати. – М.: Издательство ЛКИ, 2008. – 360 с.
7. Голиков, В. Д. Менеджмент: учебное пособие / В. Д. Голиков. – Уфа: УГАТУ, 2007. – 641 с.
8. Инькова, Н. А. Современные интернет-технологии в коммерческой деятельности: учебное пособие для ВУЗов / Н. А. Инькова, 2010. – 188 с.

Рецензии:

23.11.2017, 20:31 Эрштейн Леонид Борисович
Рецензия: Научная статья должна быть 1 актуальной и 2 содержать научную новизну, то есть то чего до этого не было. Здесь, "Данная научная статья направлена на решение проблемы, присущей многим предприятиям – прием студентов на практику". И в чем же состоит проблема? Далее, как я понял "Программный модуль" это база данных. Мало того, что в ней нет ничего нового, так она еще и нормализована не правильно. У вас первое поле в таблице 3 должно быть "код студента", Фио там вообще не должно быть, оно берется из таблицы 2. Как на основании таблицы 3 можно делать вывод о том подходит студент или нет, не ясно. Еще менее ясно где конкретно должен студент заполнять эту базу. Будь это веб интерфейс и сеть, то можно у себя дома. А здесь то как? Вывод, исходя из сказанного, публиковать это можно только после серьезной доработки.



Комментарии пользователей:

Оставить комментарий