Особенности планирования мероприятий для нефтегазового сектора на примере организации саммита «Интеллектуальное месторождение»

УДК 659.13/.17

Нефтегазовый рынок растет, меняются технологии в сфере добычи нефти и газа и их переработки, поэтому рынок организации нефтегазовых конференций с каждым годом увеличивается, а спрос на подобного рода мероприятия довольно-таки высок. Это весьма зрелый рынок, при этом динамично развивающийся.

Модернизации и новые в нефтегазовой отрасли оставляют свой след и в организации мероприятий для специалистов данного сектора. Подробнее разберем особенности организации и планирования таких мероприятий  на примере саммита «Интеллектуальное месторождение», которое проводится ежегодно компанией «ЭНСО». Данный пример шаблонный и для других мероприятий, и позволяет проводить мероприятия на высшем уровне.
При подготовке нефтегазового мероприятия важно выполнить следующие этапы:

1. Определение тематики и названия мероприятия. Любое мероприятие начинается с точного определения тематики. Нефтегазовые саммиты всегда посвящены определенной узкой области, что связано с разделением нефтегазовой отрасли на три сегмента: upstream, midstream, downstream. Upstream представляет собой добычу, внутрипромысловую транспортировку, первичную подготовку нефти. Midstream – это промежуточная стадия, которая включает транспортировку нефти и газа по магистральным нефтепроводам и газопроводам, а также морские терминалы по приему, наливу нефти, транспортировку сжиженных газов. Термин downstream обозначает глубокую переработку нефти и газа на нефтеперерабатывающих заводах, в нефтехимии. В зависимости от сегмента и от трендов, которые свойственны тому или иному сегменту определяется наиболее актуальная тематика и название мероприятия. От этого зависит какие именно специалисты будут заинтересованы в участии. В данном случае мы рассматриваем подготовку и проведения саммит в сегменте upstream с тематикой «Интеллектуальное месторождение». Данная тематика направлена на IT-профессионалов в топливно-энергетическом блоке. Тема была выбрана в связи с тем, что в последнее время процесс нефтедобычи тесно переплетается с информационными технологиями, производство становится автоматизированным и цифровым.
2. Следующий этап – это согласование даты и места проведения мероприятия. Важно найти подходящую площадку мероприятия. Как правило, выбираются крупные отели столицы. Они удобны тем, что в крупных отелях всегда есть большой конференц-зал, в котором можно провести крупное мероприятие, рассчитанное на 150-200 человек. Однако стоит помнить, что бывают локальные конференции в региональных центрах, но компания «ЭНСО» организует саммиты только в Москве. На рынке организации нефтегазовых ивентов высокая конкуренция, поэтому сложность состоит в том, что нужно выбрать такие даты, которые не совпадают с подобными мероприятиями конкурентов – тогда нужные нам специалисты могут уехать на другое мероприятие. Даты выбираются на основе анализа периода, когда в компаниях, участвующих в саммите, закладывается бюджет на подобные расходы, а также исходя из занятости специалистов. В декабре-январе закладывается бюджет, и делаются отчеты по прошлому году, поэтому специалисты заняты и не имеют возможности выезжать на подобные мероприятия, а лето – это пора отпусков, когда спрос на нефтегазовые конференции падает. Также летний период характеризуется тем, что сервисные компании выполняют свой проекты и заказы, поэтому специалисты слишком заняты производственными вопросами.
3. Разработка программы – следующий этап. От программы мероприятия зависит по большей части успех всего мероприятия – если программа покажется недостаточно интересной и актуальной, специалисты не будут настроены посетить конференцию. Необходимо отследить последние тенденции в нефтегазовой отрасли, своевременно наполнить программу ключевыми спикерами, привлечь поддержку ключевых структур (таких как Минэнерго, Минприроды, Минпромторг, Комитеты Госдумы, Ассоциации, общества). Они ключевые, так как принимают важнейшие решения в отрасли и их присутствие на саммите добавляет вес и авторитетность. Для того, чтобы убедиться, что программа действительно актуализирована под последние тенденции компании нередко обращаются к нефтегазовым компаниям, чтобы ведущие специалисты могли оценить насколько программа отвечает всем профессиональным потребностям. Также на данном этапе проходит поиск спонсоров. Существуют следующие направления спонсорства: спонсор бейджей, официального каталога, круглого стола и кофе-брейка.  Так, на саммит «Интеллектуальное месторождение» были заявлены следующие спонсоры: компания IBM – золотой спонсор, компании Getac и TernGroup – серебряные, и компания Dell EMC  - бронзовый спонсор. Вид спонсорства означает привилегии, которыми будут наделены спонсоры – чем больше компания-спонсор вкладывает, тем больше выгоды получается для своего бренда.
4. Параллельно идет подготовка маркетинговых материалов для рассылки. Рассылка бывает преимущественно электронная, так как нефтегазовые компании находятся по всей стране. Материалы должны регулярно обновляться, чтобы приглашенные специалисты всегда были в курсе изменений в программе. В рассылку включены следующие материалы: брошюра мероприятия, деловая программа, официальное приглашение, список запланированных участников, календарь саммитов. Брошюра содержит в себе информацию о цене участия, о спонсорах, партнерах, список компаний, участвовавших в подобном мероприятии прошлого года, список спикеров прошлого саммита тоже же тематики. Деловая программа – это прописанный план на день – во сколько начинается регистрация участников, какой блок саммита включается какие темы, указаны спикеры и модераторы, указано время окончания сессий и перерывы на кофе-брейки, обед и фуршет. Календарь саммитов содержит список запланированных мероприятий на следующий год и их краткое описание.
5. Когда маркетинговые материалы для рассылки готовы команда организаторов начинает приглашать специалистов – представителей отраслевых и сервисных компаний. Обычно активная рассылка начинается за 5-6 месяцев до мероприятия. Идет обширная работа со специалистами - темы для обсуждения на мероприятии могут меняться, так как менеджеры в ходе беседы выясняют потребности компаний, и если есть возможность добавляют интересные для них темы в программу саммита. Так непрерывно ведется работа все месяцы до саммита.
6. За некоторое время до мероприятия идет повторная рассылка с актуальной информацией для всех специалистов, которые зарегистрированы. Как правило, это происходит за две недели до мероприятия. Рассылка напоминает о предстоящем мероприятии и держит участников в курсе всех изменений.
7. За день до мероприятия команда организаторов прибывает на площадку и готовит ее к конференции – устанавливает стенды, печатает бейджи, собирает делегатские пакеты, раскладывают материалы медиа-партнеров и спонсоров.
8. В день саммита все идет строго по намеченной раннее программе – выступают спикеры, происходят бизнес-встречи (переговоры между отраслевиком и сервисником с целью продолжения сотрудничества), блоки выступлений прерываются на короткие кофе-брейки. При регистрации участников каждому выдаются бейджи и делегатские пакеты. В делегатские пакеты вкладываются каталог компании «ЭНСО», в котором можно найти тезисы докладов выступающих и контакты спикеров, а также материалы медиа-партнеров: журнал «Нефтяное хозяйство», «Neftegas.ru», «Oil&Gas Journal», ИД Недра, «Экспозиция нефть и газ», «Offshore», «Бурение и Нефть».
9. После мероприятия проходит очень важный этап – рассылка пост-релиза. Всем участникам рассылается благодарность за участие в саммите, высылается фотоотчет и презентации по докладам выступивших. В этой же рассылке организаторы просят дать обратную связь по мероприятию. Один из вариантов получить обратную связь – это опрос в Google. Это позволяет улучшить качество проводимых мероприятий.

Самое главное в организации мероприятий для топливно-энергетического комплекса - это понимание каким образом компании выбирают мероприятия и формат участия. У компаний есть свои цели, которые она стремится достичь. В достижение этих целей принимают участие абсолютно все сотрудники компании. Цели помогают двигаться компании как единому целому для реализации стратегии компании. Однако, когда речь заходит об участии в мероприятиях, не все руководители задумываются, зачем они это делают и каких результатов ожидают от участия. Такой подход опасен тем, что бюджет будет расходоваться впустую, а руководство компании будет разочаровано мероприятием и решит больше никогда не тратить деньги на участие в подобных проектах. Для организаторов саммитов важно знать, как руководство компании отвечает на следующие ключевые вопросы: “Зачем компания участвует в мероприятиях? Чего она стремиться добиться?” Ответив на данные вопросы, компаниям легче определить свою цель. Цели бывают различные - глобальные и локальные. Далее производится группировка по двум категориям - бренд и прибыль. Если цели компании относятся к области популяризации бренда и не работают на сделки или косвенно влияют на прибыль, то, скорее всего, компания обратит внимание на мероприятия открытого формата. Если же главной целью участия в конечном счете является выход на целевую аудиторию и подписание контракта, то акцент будет сделан на специализированных закрытых мероприятиях.

Под открытым форматом имеется в виду мероприятия со свободным входом, такие как выставки, вебинары, конкурсы и т.д. Главное преимущество таких ивентов - большое количество участников, широкий охват в СМИ и поток людей на площадке. Открытый формат лучше всего подходит для крупных компаний, которым необходимо поддерживать имидж или усиливать его при помощи спонсорства. Из преимуществ можно сделать вывод и о главных недостатках открытого формата – нецелевая аудитория, трата времени на сотрудников, не принимающих решения и т.д.

К закрытому формату относят те мероприятия, на которые участники попадают только после утверждения организатором. К ним относятся саммит, круглый стол, конференция, встреча для узкого круга лиц. Одно из главных черт закрытых мероприятий – это наличие списка участников, по которому можно определить будет ли присутствовать целевая аудитория на площадке, и принять окончательное решение об участии. Подобные форматы помогают свести заказчика и исполнителя на одной площадке и дают возможность договориться о дальнейшем сотрудничестве.

Как правило, мероприятия в нефтегазовой отрасли имеют закрытый характер, так как это формат больше подходит для достижения целей компаний.

По статистике компании «ЭНСО» целью 68% компаний - участников мероприятий является получение контрактов. Поэтому компания проводит только закрытые встречи с количеством участников не превышающим 200 человек. Закрытый формат позволяет клиентам получать максимальный результат.

Когда цели и тип мероприятия определены, приходит время сделать выбор формата участия. Рассмотрим варианты формата участия на примере саммитов «ЭНСО». Для участников мероприятий доступны четыре основных формата участия. Если у компании есть новые технологии и инновационные решения или успешный опыт реализации проектов, то ей подойдет формат выступления с докладом в одной из секций программы. Если стоит цель представить продукт или оборудование и продвинуть свой бренд, то выгоднее появиться на площадке с  форматом "Стенд". Опытные участники мероприятий, которым в текущем году нечего представить, выбирают делегатское участие, чтобы быть в курсе потребностей партнёров и поддержания деловых контактов. Самый результативный - комплексный формат участия, он подбирается организаторами под потребности каждой компании-участника в индивидуальном порядке и сочетает в себе сразу несколько форматов участия.

Таким образом, проведение нефтегазовых мероприятий – это совокупность множества слагаемых – необходимо помнить о целях клиентов и их потребностях, и делать все, для того, чтобы помочь эти самые цели достичь при помощи участия на мероприятии. В связи с этим планирование мероприятий нужно тоже подстроить под формат, подходящий для потенциальных клиентов. В процессе планирования предстоящего мероприятия стоит акцентировать внимание на формате мероприятия, на деловой программе, на участниках конференции. Правильное сочетание факторов дает шанс провести мероприятие на должном уровне и зарекомендовать себя как успешного организатора нефтегазовых конференций.

Комментарии пользователей:

Оставить комментарий