Студент
Кубанский государственный университет
Экономический
Алеников Александр Сергеевич, кандидат экономических наук, доцент кафедры экономики и управления инновационными системами, ФГБОУ ВО Кубанский государственный университет
УДК 33.338
Введение. В настоящее время цифровизация и автоматизация бизнес-процессов становятся неотъемлемой частью стратегий многих организаций, что обуславливает необходимость разработки надежных и эффективных методов управления. 1С является одной из ведущих платформ, широко применяемых для оптимизации финансового учета и управления ресурсами. Однако вместе с преимуществами автоматизации появляются и новые вызовы, связанные с рисками, которые могут угрожать устойчивости и безопасности бизнес-процессов.
Актуальность статьи обусловлена широким использованием 1С в России и странах СНГ, где она является одной из ведущих систем для автоматизации финансовых и бизнес-процессов. В условиях растущей цифровизации и автоматизации современного бизнеса управление рисками, связанными с информационными системами, становится ключевым элементом обеспечения стабильности и безопасности компаний. Финансовый контроль играет важную роль в предотвращении потерь и сохранении устойчивости бизнеса, поэтому понимание и управление рисками, связанными с его реализацией, критически важно. В дополнение к этому, возрастающие киберугрозы и проблемы безопасности данных делают тему управления рисками в таких системах, как 1С, особенно актуальной для современных организаций, стремящихся защитить свои финансовые и информационные ресурсы.
Целью данной статьи является анализ и систематизация рисков, связанных с финансовым контролем на примере 1С, а также разработка и предложение методов их эффективного управления для обеспечения устойчивости и безопасности бизнес-операций.
Задачи:
- провести обзор существующих рисков, связанных с использованием 1С для финансового контроля;
- выявить и классифицировать основные типы рисков, влияющих на эффективность и безопасность финансовых операций в системе;
- исследовать и проанализировать методы минимизации рисков и управления выявленными рисками;
- разработать рекомендации по улучшению процессов финансового контроля в 1С для снижения вероятности возникновения рисков.
Научная новизна данной статьи заключается в авторской систематизации и классификации рисков, связанных с финансовым контролем на примере 1С, с учетом современных вызовов и угроз в области информационных систем. Исследование предлагает оригинальные методы и рекомендации по управлению этими рисками, направленные на повышение безопасности и эффективности использования ERP-систем в условиях быстро меняющейся бизнес-среды.
Результаты исследования. Финансовый контроль в системе 1С:ERP, как и в любой другой бизнес-системе, подразумевает определенные риски. Важно уметь идентифицировать и эффективно управлять этими рисками.
Риски, связанные с финансовым контролем на примере 1С, можно систематизировать и классифицировать следующим образом:
Рисунок 1 – Классификация рисков 1С (разработан автором)
Далее будут охарактеризованы риски, связанные с финансовым контролем на примере 1С:ERP, и предложены подходы к их управлению.
1. Риск некорректной конфигурации системы.
Данные риск подразумевает возможность возникновения ошибок и проблем в работе информационной системы, которые возникают из-за неправильной настройки ее параметров или функций. Если система неправильно настроена под специфические требования и процессы компании, это может привести к неточным данным, ошибкам в отчетности и неэффективным рабочим процессам, частым техническим сбоям или зависаниям системы, ограничению доступа к важным функциям системы, что затруднит работу пользователей и снизит общую производительность [3, с. 39].
Для минимизации риска некорректной конфигурации системы необходимо применять комплексный подход, который включает привлечение опытных специалистов к процессу внедрения и настройки системы. Эти специалисты могут помочь настроить 1С:ERP в соответствии с уникальными требованиями и бизнес-процессами компании. Важно проводить регулярные аудиты системы, чтобы выявлять и исправлять потенциальные ошибки в конфигурации, что позволит своевременно адаптировать систему к изменениям в бизнес-процессах. Еще одним ключевым элементом является поддержка со стороны технических специалистов, которая может оперативно реагировать на возникшие проблемы и обеспечивать бесперебойную работу системы. Внедрение таких мер позволяет существенно снизить вероятность ошибок в конфигурации и повысить надежность и эффективность системы управления.
2. Риск утечки данных.
Риск утечки данных подразумевает вероятность несанкционированного доступа, передачи или использования конфиденциальной информации компании третьими лицами. В случае корпоративных информационных систем, таких как 1С, утечка данных может включать раскрытие финансовых документов, личных данных сотрудников и клиентов, коммерческих секретов и других критически важных сведений. Утечки могут произойти из-за внешних атак, таких как хакерские взломы, вирусы и фишинговые атаки, а также из-за внутренних угроз, включая ошибки или злоупотребления со стороны сотрудников. Последствия таких утечек могут быть серьезными и включать финансовые потери, ущерб репутации, юридические проблемы и потерю доверия со стороны клиентов и партнеров.
Чтобы минимизировать риск утечки данных необходимо внедрить комплексную стратегию защиты информации. Первым шагом является использование современных методов шифрования для защиты конфиденциальных данных как в процессе их хранения, так и при передаче. Контроль доступа играет ключевую роль: важно внедрить системы аутентификации и авторизации, которые позволят ограничить доступ к чувствительной информации только тем сотрудникам, которым это необходимо для выполнения рабочих задач. Регулярное обновление программного обеспечения помогает устранить уязвимости, которые могут быть использованы злоумышленниками для проникновения в систему.
Обучение сотрудников основам информационной безопасности является важным компонентом защиты. Это включает в себя ознакомление с методами распознавания фишинговых атак и соблюдением безопасных практик при работе с электронной почтой и интернетом. Кроме того, регулярные аудиты безопасности и тесты на проникновение помогут выявить слабые места в системе и своевременно устранить их. Разработка и поддержка плана реагирования на инциденты позволяют оперативно реагировать на случаи утечек и минимизировать их последствия. Комплексный подход к защите данных существенно снижает риск утечек и повышает общую безопасность компании.
3. Риск ошибок в финансовой отчетности.
Риск ошибок в финансовой отчетности включает возможность возникновения неточностей, искажений или неполноты данных в финансовых документах компании. Эти ошибки могут произойти из-за различных факторов, таких как человеческий фактор, включая ошибки ввода данных или неправильную интерпретацию информации, а также технические сбои в работе программного обеспечения или сбои в интеграции с другими системами. Неправильные алгоритмы расчетов и недостатки в методологии учета также могут привести к искажениям в отчетности. Ошибки в финансовой отчетности могут иметь серьезные последствия, включая неправильное представление финансового состояния компании, искажение данных о доходах и расходах, что, в свою очередь, может привести к принятию неправильных управленческих решений, потере доверия со стороны инвесторов и партнеров, а также проблемам с регулирующими органами и потенциальным штрафам [1, с. 98].
Для минимизации данного риска необходимо внедрить ряд мер, которые обеспечат точность и надежность финансовых данных. Одним из ключевых шагов является автоматизация процессов сбора и обработки данных с использованием надежных и проверенных программных решений. Это снижает влияние человеческого фактора и уменьшает вероятность ошибок при вводе данных. Также важно разработать и внедрить четкие стандарты и процедуры для формирования финансовой отчетности, которые будут соблюдаться всеми сотрудниками, участвующими в процессе.
Регулярное проведение аудитов и проверок отчетности помогает выявить и устранить ошибки на ранней стадии. Внутренние и внешние аудиты способствуют повышению качества данных и уверенности в правильности отчетности.
4. Риск несанкционированных транзакций.
Риск несанкционированных транзакций подразумевает возможность проведения финансовых операций без должного одобрения или авторизации, что может привести к финансовым потерям для компании. Такие транзакции могут быть результатом злонамеренных действий со стороны сотрудников, которые имеют доступ к системам учета, или внешних атак, таких как хакерские взломы. Несанкционированные транзакции могут также происходить из-за слабых механизмов контроля доступа, недостатков в процедурах проверки или отсутствия эффективного мониторинга финансовых операций. Последствия таких действий могут включать значительные финансовые убытки, нарушение договорных обязательств, ухудшение репутации компании и возможные юридические последствия [1, с. 74].
Чтобы снизить риск несанкционированных транзакций необходимо обеспечить комплексную защиту финансовых процессов и систем компании. Важнейшим шагом является внедрение строгих процедур авторизации и контроля доступа, которые ограничивают возможность проведения транзакций только уполномоченными лицами. Применение многослойной аутентификации помогает дополнительно защитить системы от несанкционированного доступа.
Следует регулярно обновлять и проверять механизмы безопасности системы, чтобы закрыть потенциальные уязвимости, которые могут быть использованы злоумышленниками. Важно также внедрить процедуры регулярного мониторинга и анализа финансовых операций, чтобы быстро выявлять и реагировать на подозрительные транзакции. В рамках контроля следует проводить периодические аудиты и ревизии, чтобы удостовериться в соответствии всех транзакций установленным процедурам и стандартам. Обучение сотрудников правильному обращению с финансовыми системами и соблюдению мер безопасности способствует дополнительной защите от несанкционированных действий. Эти меры помогают создать надежную систему защиты, которая минимизирует риск несанкционированных транзакций и обеспечивает финансовую безопасность компании.
5. Риск изменения законодательства.
Риск изменения законодательства подразумевает вероятность того, что изменения в законодательных и нормативных актах повлияют на операционные и финансовые процессы компании. Эти изменения могут касаться различных аспектов, таких как налоговое законодательство, бухгалтерский учет, требования к отчетности и соблюдение норм и стандартов. Внедрение новых законов или корректировка существующих могут потребовать от компании адаптации своих бизнес-процессов и систем для обеспечения соответствия новым требованиям. Это может включать пересмотр и изменение бухгалтерских практик, обновление программного обеспечения, проведение дополнительных тренингов для сотрудников и корректировку финансовых отчетов. Последствия непредвиденных изменений могут включать юридические и финансовые риски, такие как штрафы, санкции, а также возможные репутационные потери [1, с. 86].
Важным шагом для снижения риска является регулярный мониторинг изменений в законодательстве, чтобы быть в курсе всех актуальных поправок и новых законов. Это можно обеспечить через подписку на обновления законодательства, сотрудничество с юридическими или консультационными фирмами.
Компания должна также иметь в своем штате специалистов по юридическим вопросам или тесно сотрудничать с внешними консультантами, которые могут оперативно интерпретировать изменения и предложить соответствующие меры для адаптации. Регулярное обучение и повышение квалификации сотрудников, особенно тех, кто занимается бухгалтерским учетом и отчетностью, помогает им быть готовыми к изменениям и правильно применять новые нормы на практике.
Внедрение гибких и адаптируемых информационных систем, таких как современные ERP-системы, позволяет быстро обновлять процессы и отчеты в соответствии с изменяющимися требованиями законодательства. Это минимизирует потенциальные риски и помогает компании оставаться в соответствии с актуальными нормами и стандартами, избегая юридических и финансовых последствий.
6. Риск зависимости от поставщика (1С).
Риск зависимости от 1С предполагает, что компания полностью полагается на программное обеспечение этого поставщика для выполнения своих финансовых и операционных задач. Это включает в себя ведение бухгалтерского учета, отражение хозяйственных операций, формирование отчетности и выполнение других критически важных бизнес-процессов. В такой ситуации любые проблемы с доступом к системе или ее функционированием могут привести к серьезным сбоям в деятельности компании.
Если компания использует веб-версию 1С, то отсутствие интернета или проблемы с сервером могут сделать систему недоступной, что приведет к невозможности своевременно предоставить документы контрагентам, руководству и другим заинтересованным сторонам. В результате компания может столкнуться с задержками в отчетности, финансовыми потерями и нарушением обязательств перед партнерами.
Также риск зависимости заключается в том, что любые изменения или обновления со стороны 1С, такие как прекращение поддержки определенной версии, повышение цен или изменение условий лицензирования, могут оказать значительное влияние на бизнес-процессы компании. В случае сбоев или ошибок в работе системы компания может испытывать трудности в отражении хозяйственных операций и выполнении своих обязательств. В совокупности эти факторы создают значительные риски для операционной стабильности и стратегической гибкости компании.
Чтобы минимизировать риск зависимости от 1С важно разработать план на случай непредвиденных обстоятельств, который будет включать сценарии на случай сбоя системы или проблем с интернет-доступом. В этом плане должно быть предусмотрено, как компания будет обрабатывать и хранить критически важные данные, если основное программное обеспечение недоступно. Обучение сотрудников и развитие внутренних компетенций по работе с различными программными решениями помогут поддерживать оперативность в случае необходимости переключения на альтернативные системы.
Кроме того, компании следует регулярно обновлять и поддерживать резервные копии данных, что позволит минимизировать потерю информации и оперативно восстановить доступ к критически важным документам. Внедрение этих мер создаст более устойчивую и адаптивную инфраструктуру, которая уменьшит риски, связанные с зависимостью от 1С.
7. Риск технических сбоев.
Риск технических сбоев в системе 1С подразумевает вероятность возникновения проблем, которые могут нарушить работу программного обеспечения и затруднить выполнение бизнес-процессов компании. Эти сбои могут проявляться в виде ошибок в работе программы, зависаний, замедления системы, а также в проблемах с интеграцией данных или доступа к необходимой информации. Такие проблемы могут затруднить обработку и учет финансовых операций, формирование отчетности и выполнение других ключевых функций.
Технические сбои в 1С могут возникнуть из-за программных дефектов, некорректных обновлений системы, сбоев в серверном оборудовании или сетевой инфраструктуре. Когда система сталкивается с техническими проблемами, это может привести к недоступности данных, затруднениям в выполнении операций и нарушению бизнес-процессов. В результате компания может столкнуться с задержками в обработке транзакций, потерей информации и нарушением сроков отчетности, что, в свою очередь, может негативно повлиять на ее финансовые результаты и репутацию.
Для снижения риска необходимо предпринять несколько ключевых мер. Прежде всего, важно обеспечить регулярное обновление и поддержку программного обеспечения, что позволит избежать ошибок и уязвимостей, которые могут привести к сбоям. Также следует внедрить и поддерживать надежную инфраструктуру, включая серверное оборудование и сетевые компоненты, что поможет предотвратить проблемы, связанные с аппаратными сбоями и сетевыми неполадками.
Разработка и внедрение четкого плана на случай непредвиденных технических проблем, включая наличие резервных копий данных и стратегии быстрого восстановления системы, поможет оперативно справляться с возникающими трудностями. Регулярное тестирование и мониторинг работы системы позволяют выявлять и устранять потенциальные проблемы до того, как они повлияют на функционирование компании.
8. Риск недостаточной квалификации персонала.
Риск недостаточной квалификации персонала в контексте системы 1С подразумевает возможность возникновения проблем, связанных с недостаточной квалификацией сотрудников для эффективного использования программного обеспечения. Неправильное или недостаточное обучение может привести к тому, что сотрудники не смогут полноценно использовать все возможности системы, что затруднит выполнение их рабочих задач и повлияет на общую производительность компании [2, с. 307].
Когда персонал не имеет достаточных знаний о функционале 1С, это может привести к ошибкам в вводе данных, некорректному формированию отчетов и другим проблемам, которые могут нарушить бизнес-процессы. В результате, такие ошибки могут увеличить количество исправлений, задержек в отчетности и финансовые потери. Кроме того, недостаточное обучение может повысить зависимость компании от внешних консультантов и технической поддержки, что влечет за собой дополнительные расходы и потенциальные задержки в решении проблем.
Таким образом, риск недостаточного обучения персонала затрагивает не только качество работы системы 1С, но и общую эффективность бизнес-процессов компании, что делает его важным аспектом для управления при внедрении и эксплуатации ERP-систем.
Для минимизации риска, связанного с недостаточным обучением персонала в системе 1С
, необходимо обеспечить комплексный подход к обучению и поддержке сотрудников. Важно начать с создания детализированного плана обучения, который охватывает все ключевые аспекты работы с системой и соответствует специфике бизнес-процессов компании. Обучение должно быть систематическим и включать как теоретическую подготовку, так и практические занятия, которые позволят сотрудникам освоить функционал программы на практике.
Проведение регулярных тренингов и семинаров, а также предоставление доступа к обучающим материалам и справочным ресурсам помогут поддерживать и обновлять знания сотрудников о системе. Важно также обеспечить наличие технической поддержки, которая сможет оперативно ответить на вопросы и помочь в решении проблем, возникающих в процессе работы с программным обеспечением.
Оценка эффективности обучения и регулярное получение обратной связи от сотрудников позволят своевременно корректировать образовательные программы и выявлять области, требующие дополнительного внимания. Эти меры помогут обеспечить квалифицированное использование системы 1С и снизить риск ошибок и неэффективности, связанных с недостаточным обучением персонала.
Заключение. Таким образом, риски, связанные с финансовым контролем в системе 1С, подчеркивают важность комплексного подхода к управлению этими рисками для обеспечения стабильной и эффективной работы компании. Риски, такие как технические сбои, утечка данных, ошибки в отчетности, несанкционированные транзакции, изменения в законодательстве и зависимость от поставщика, могут существенно повлиять на бизнес-процессы и финансовое состояние компании.
Эффективное управление этими рисками требует внедрения стратегий, направленных на минимизацию их негативного воздействия. Это включает в себя обеспечение надежной технической инфраструктуры, регулярное обновление программного обеспечения, разработку четких планов действий на случай непредвиденных ситуаций и повышение квалификации сотрудников. Важно также обеспечить защиту данных и соблюдение законодательных требований, а также поддерживать гибкость в отношениях с поставщиками.
Применение этих мер поможет создать устойчивую и адаптивную систему управления финансовыми процессами, которая сможет эффективно реагировать на возникающие проблемы и обеспечивать непрерывность бизнес-процессов. Результатом такого подхода будет снижение вероятности возникновения критических ситуаций и повышение общей надежности и производительности системы 1С.
Рецензии:
20.10.2024, 12:02 Ашрапов Улугбек Товфикович
Рецензия: Международные стандарты финансовой отчетности (МСФО) появились 50 лет назад и с тех пор их применяют организации в 168 странах мира [https://finacademy.net/materials/article/chto-takoe-msfo]. Международные стандарты финансовой отчетности (МСФО) включают:- Гибкая настройка учетной политики;
- Настраиваемый план счетов;- Гибкая настройка проводок по МСФО в соответствии с различными типами финансовых операций: доходы, расходы, фонды; - Параллельный учет основных средств, нематериальных активов, кредитов и займов, арендованных активов; Аудиторский след — пошаговое отслеживание финансовых транзакций;-Внутрифирменный учет.
В статье "РИСКИ, СВЯЗАННЫЕ С ФИНАНСОВЫМ КОНТРОЛЕМ НА ПРИМЕРЕ 1С:ERP И КАК ИМИ УПРАВЛЯТЬ" автором проведено исследование по анализу и систематизации рисков, связанных с финансовым контролем в 1С, а также изучению методов их эффективного управления. Статья написана на актуальную тему, статью рекомендую к публикации после доработки c изложением связи финансовой платформы 1С с МСФО.
Комментарии пользователей:
Оставить комментарий