Разделы: Менеджмент, Экономика
Размещена 14.09.2024.
Просмотров - 297

Теоретические основы применения комбинированной методологии оптимизации бизнес-процессов организации

Бухарина Анна Владимировна

Поволжский казачий институт управления и пищевых технологий, (филиал) ФГБОУ ВО "МГУТУ им. К.Г. Разумовского (ПКУ)"

студент

Бобкова Елена Юрьевна, кандидат педагогических наук, доцент, Поволжский казачий институт управления и пищевых технологий, (филиал) ФГБОУ ВО «МГУТУ им. К.Г. Разумовского (ПКУ)»

УДК 658

Введение

Актуальность. В современных условиях высококонкурентного рынка эффективность бизнес-процессов становится ключевым фактором успешного функционирования и устойчивого развития предприятий. Оптимизация бизнес-процессов не только позволяет снизить затраты и повысить производительность, но и способствует улучшению качества обслуживания клиентов и повышению их удовлетворенности. В контексте процессного подхода к управлению, который акцентирует внимание на взаимодействии различных процессов и их взаимовлиянии, возникают возможности для более глубокого анализа и реорганизации внутренних операций компании.

Данная работа направлена на исследование комбинированной методологии оптимизации бизнес-процессов с акцентом на применение процессного подхода. Уделяя внимание современным инструментам и технологиям, используемым для анализа и улучшения процессов, мы постараемся выявить наиболее эффективные стратегии, которые могут быть использованы предприятиями для достижения конкурентных преимуществ. Кроме того, будет рассмотрена роль сотрудников и культуры организации в контексте успешной оптимизации процессов, а также значимость постоянного мониторинга и оценки результатов.

Цели данного исследования состоят в анализе наиболее популярных методологий в области оптимизации бизнес-процессов, оценке их эффективности и разработке рекомендаций по внедрению процессного подхода в управление. В результате анализа создадим целостную картину оптимизации бизнес-процессов, которая будет полезной как для теоретиков, так и для практиков в этой области.

Задачи:

• Анализ актуальных материалов по методологиям процессного управления  и оптимизации бизнес-процессов;
• Выявление ключевых идей в наиболее популярных методологиях;
• Формирование единой комбинированной методологии на базе выявленных преимуществ;
• Структурирование основных тезисов комбинированной методологии.

Методы исследования:

Данная работа была проведена с использованием анализа имеющейся литературы по теме исследования. В ходе подготовки материала использовался системный подход при построении рабочей модели комбинированной методологии, а также теоретическое моделирование функциональности предлагаемых к использованию инструментов.

Научная новизна исследования состоит в том, что в ходе написания работы предлагается новая комбинированная методология модернизации бизнес-процессов на предприятии, сочетающая в себе ключевые идеи ранее выдвинутых методологий.

Итак, фундаментом изменений на предприятии является анализ текущего состояния дел, а в контексте данного исследования – бизнес-процессов. Оптимальным инструментом анализа считаем методологию «Бережливого производства» в сочетании с «Шесть сигм». Перед началом анализа важно четко определить цели исследования и сферы, которые требуют внимания. Необходимо понять, какие конкретные процессы нуждаются в оптимизации, и какие результаты ожидаются. Важно распределить ответственность и сформировать команду проекта, обозначить роли участников.

Следующим шагом важно сформировать карту потоков создания ценности, чтобы визуализировать все этапы процесса, начиная от получения сырья до доставки готовой продукции клиенту.[4] Это поможет выявить:

- Шаги, добавляющие ценность;

- Шаги, не добавляющие ценность (потери).

Каждый этап бизнес-процесса последовательно нуждается в оценке на предмет выявления потерь. К примеру, в методологии «Бережливое производство» выделяются следующие виды потерь:[4]

- Перепроизводство;

- Ожидание;

- Транспортировка;

- Избыточные операции;

- Дефекты;

- Запасы;

- Неиспользуемые таланты.

Также важно определить шкалу для измерения результатов оптимизации бизнес-процессов.  Например, ключевые показатели производительности (KPI), которые будут помогать измерять успех.

Для определения ключевых показателей эффективности (KPI) можно использовать подход «SCOR» (Supply Chain Operations Reference). Данная модель предоставляет рамочную структуру для оценки и улучшения процессов управления цепями поставок.[1] Применение подхода SCOR для определения ключевых показателей эффективности (KPI) состоит из нескольких последовательных шагов. Модель SCOR охватывает пять основных процессов: планирование, закупка, производство, доставка, возврат. Каждый из них можно оценить с помощью KPI, которые соответствуют специфике и целям.

Для KPI важно установить и понимать цели, которых планируется достичь с применением данного инструмента. Это могут быть цели по улучшению обслуживания клиентов, снижению затрат, оптимизации запасов и т. д. Важно, чтобы цели согласовались с общей стратегией компании. Целевые значения для каждого KPI основываются, как правило, на лучших практиках, исторических данных или отраслевых стандартах. Цели должны быть реалистичными, но при этом достаточно амбициозными, чтобы стимулировать улучшение.

Важным шагом является также идентификация KPI:

Для планирования это может быть:

1)         Доля выполненного плана (например, % совпадения плана и фактических продаж);

2)         Точность прогноза спроса.

Для бизнес-процессов по закупочным процедурам:

1)         Доля своевременных поставок (% поставок, доставленных вовремя);

2)         Стоимость закупки на единицу продукции.

Производственные бизнес-процессы:

1)         Производительность (количество произведенной продукции на единицу времени);

2)         Доля дефектной продукции (например, % возвратов из-за брака).

Бизнес-процессы по доставке:

1)         Время выполнения заказа (среднее время от заказа до доставки);

2)         Уровень обслуживания клиентов (например, % заказов, выполненных в срок).

Касательно процессов по возврату:

1)         Доля возвратов (% возвратов от общего объема продаж);

2)         Время обработки возврата.

Далее необходимо разработать процесс сбора данных для каждого KPI, для этого можно использовать инструменты автоматизации или информационные системы для отслеживания производительности. Аналогично вводится система мониторинга KPI для регулярного отслеживания результатов.

Важно собрать количественные данные о каждом изменяемом бизнес-процессе процессе (например, время выполнения, количество дефектов). Полезными инструментами для данного этапа будут являться контрольные карты и диаграммы распределения, целью которых может стать выявление  вариативности бизнес-процессов.[7]

Для анализа собранных данных можно применить  такие инструменты, как диаграммы Ишикавы (рыбья кость) и анализ «5 почему». Рекомендуем также использовать статистические методы, такие как регрессионный анализ, например, для проверки гипотез.

Сочетание методологий «Бережливого производства» и «Шесть сигм» позволяет предприятиям системно подойти к анализу и оптимизации бизнес-процессов. Эти подходы помогают не только сократить затраты и улучшить качество, но и создать ценность для клиентов, что в свою очередь способствует устойчивому развитию бизнеса.[5] Подход SCOR помогает систематизировать весь процесс определения и анализа KPI. Используя четкие процессы и соответствующие индикаторы, компании могут лучше контролировать свои операции, повышать эффективность и оптимизировать свою деятельность.

Вторым шагом после анализа и составления KPI станет теоретизация и планирование процедур по оптимизации бизнес-процессов на предприятии. Обратим внимание на принцип реинженеринга, предложенный Майклом Хаммером и Джеймсом Чампи, который сосредоточен на переосмыслении и радикальном пересмотре бизнес-процессов с целью значительно улучшить их производительность, качество и скорость.

Ключевым моментом данной методологии является переосмысление процессов: «Как можно выполнить этот процесс с нуля?» или «Если бы не существовало данного процесса, как бы мы его могли иначе организовать?». Вопросы преимущественно используются открытые с использованием таких слов, как «почему» и «как».[3]

На основании ответов на выше предложенные вопросы формируется проектирование новых бизнес-процессов. Рекомендуем использовать подход, ориентированный на клиента, при проектировании новых бизнес-процессов. Важным дополнением станет подготовка нескольких возможных сценариев для одного и того же бизнес-процесса. Техническими помощниками в данной операции могут стать системы автоматизации, программное обеспечение для управления проектами или CRM-системы. Важно, чтобы выбранные решения интегрировались с другими системами и процессами организации.

Принцип реинженеринга по методологии Хаммера и Чампи предлагает системный подход к коренному пересмотру бизнес-процессов для достижения значительных улучшений производительности. Включает в себя открытые вопросы, ответы на которые позволят взглянуть по-новому на действующие бизнес-процессы.  Методология призывает использовать инновации и автоматизацию, CRM системы и клиентоориентированность. Применяя исследуемый подход, организации могут адаптироваться к изменениям в конкурентной среде и внутренней структуре, а также улучшать свои услуги и продуктивность.

В рамках применение подхода «CMMI» (Capability Maturity Model Integration) обратим внимание на следующие аспекты оптимизации бизнес-процессов: обучение сотрудников, создание команды, внедрение, мониторинг, аудит, культура качества.[2]

Так, согласно исследуемому подходу обучение сотрудников и руководства предприятия играет важную роль - поможет понять цели, принципы и методы внедрения инноваций. Необходимо также детализировать процессы в соответствии с требованиями CMMI: как процессы управления, так и технические. Рекомендуется использовать механизмы для регулярного мониторинга и оценки процессов, проводить регулярные встречи с командой для обсуждения хода внедрения, сбора обратной связи и выявления проблем. Система также предлагает проводить внутренние аудиты на регулярной основе с целью проверки соответствия внедренных процессов требованиям CMMI и выявления областей для улучшения. На основе полученных данных следует вносить изменения и улучшения в процессы, способствуя их эволюции.

Исследуемая методология также предлагает сформировать особую культуру постоянного улучшения и качества на всех уровнях организации, что позволит обеспечить вовлеченность сотрудников и повысит общую эффективность. Приветствуется поощрение сотрудников, которые предлагают инновационные идеи и решения, способствующие улучшению существующих процессов.

Применение CMMI на предприятии требует комплексного подхода и вовлеченности всех уровней организации. Регулярные мониторинги, аудиты, сбор обратной связи позволяют компании обеспечить эффективную оптимизацию бизнес-процессов, что безусловно положительно влияет на формирование особой корпоративной культуры постоянного улучшения, позволяющего организации вводить инновации в системном порядке.[9]

Обратим внимание на ключевые составляющие методологии BPTrends Associates  в контексте исследования – стандартизация, документация, итеративность, интеграция и адаптивность. Данный подход рекомендует  проводить «реинженереинг» процессов с учетом заранее разработанных стандартов, а также документированных последовательных операций.[6] Методология включает циклический процесс постоянного улучшения, подходя к изменениям как к возможности для учета обратной связи и адаптации. Рассмотрение возможности автоматизации рутинных и повторяющихся задач для повышения эффективности и точности.[8] Методология нацелена на создание гибких процессов, которые могут адаптироваться к изменениям в условиях рынка и потребностях клиентов.

Методология BPTrends Associates является полезным инструментом для организаций, стремящихся улучшить свои бизнес-процессы через стандартные подходы, описанные, документированные метрики и постоянное совершенствование. Ее акцент на интеграции процессов, данных и технологий, позволяет компаниям быстро адаптироваться к рыночным условиям.

Оценить результаты модернизации бизнес-процессов возможно с помощью использования программных продуктов, таких как «BAAN», «SAP», «1С». В программах можно проводить сбор данных, автоматизировать рутинные задачи, собирать обратную связь от персонала, оперативно корректировать бизнес-процессы, вести учет и аналитику.

Внесение корректировок в процессы на основе полученных данных и обратной связи, применение циклов улучшения, можно проводить также на базе одной з имеющихся методологий, например, PDCA (Plan-Do-Check-Act).

Методология PDCA (Plan-Do-Check-Act) — это циклический подход к управлению процессами и постоянному улучшению, широко используемый в управлении качеством, производстве и других областях.[10]

Методология выделяет несколько последовательных шагов для циклической модернизации бизнес-процессов. Во-первых, планирование, которое начинается с четкой формулировки проблемы или области, требующей улучшения; далее формируются конкретные, измеримые и достижимые цели и проводится анализ ситуации с использованием одного или нескольких методов, например, SWOT, диаграммы Исикавы и др. На основе анализа разрабатывается план действий: включая распределение ресурсов и определение ролей.

Во-вторых, выполнение плана: закрытие задач, необходимых для осуществления изменений в бизнес-процессах. Во время выполнения плана следует собирать данные о ходе выполнения запланированных действий и возникающих проблемах. Не стоит забывать и о цикличном обучении/переобучении персонала.

В-третьих, рекомендуется проводить сверку плана и достигнутого результата: важно использовать собранные данные для оценки того, насколько эффективно были выполнены изменения. Следует обратить внимание и на то, какие отклонения от плана произошли, определить причины неудач, если таковые были.

В-четвертых, действие: на основе анализа результатов рекомендуется внести изменения в процесс, чтобы устранить выявленные проблемы и/или улучшить результаты: может включать в себя обновление стандартных операций, обучение сотрудников или более глубокое изменение бизнес-процесса. Если изменения были успешными, то следует стандартизировать их, чтобы они стали частью повседневных операций.

PDCA — циклический процесс, поэтому после завершения одного цикла инициируется новый — важно определить новое улучшение и повторить вышеописанные шаги.

Заключение

Итак, фундаментом изменений на предприятии является анализ текущего состояния дел, а в контексте данного исследования – бизнес-процессов. Лучшим инструментом анализа выявлена методология «Бережливого производства» в сочетании с «Шесть сигм». Перед началом анализа важно четко определить цели исследования и сферы, которые требуют внимания. Необходимо понять, какие конкретные процессы нуждаются в оптимизации, и какие результаты ожидаются. Важно распределить ответственность и сформировать команду проекта, обозначить роли участников. Следующим шагом важно сформировать карту потоков создания ценности, чтобы визуализировать все этапы процесса, начиная от получения сырья до доставки готовой продукции клиенту. Сочетание методологий «Бережливого производства» и «Шесть сигм» позволяет предприятиям системно подойти к анализу и оптимизации бизнес-процессов. Эти подходы помогают не только сократить затраты и улучшить качество, но и создать ценность для клиентов, что в свою очередь способствует устойчивому развитию бизнеса.

Подход SCOR помогает систематизировать весь процесс определения и анализа KPI для управления цепями поставок. Используя четкие процессы и соответствующие индикаторы, компании могут лучше контролировать свои операции, повышать эффективность и оптимизировать свою деятельность.

Принцип реинженеринга по методологии Хаммера и Чампи предлагает системный подход к коренному пересмотру бизнес-процессов для достижения значительных улучшений производительности. Включает в себя открытые вопросы, ответы на которые позволят взглянуть по-новому на действующие бизнес-процессы.  Методология призывает использовать инновации и автоматизацию, CRM системы и клиентоориентированность. Применяя исследуемый подход, организации могут адаптироваться к изменениям в конкурентной среде и внутренней структуре, а также улучшать свои услуги и продуктивность.

Применение CMMI на предприятии требует комплексного подхода и вовлеченности всех уровней организации. Регулярные мониторинги, аудиты, сбор обратной связи позволяют компании обеспечить эффективную оптимизацию бизнес-процессов, что безусловно положительно влияет на формирование особой корпоративной культуры постоянного улучшения, позволяющего организации вводить инновации в системном порядке.

Оценить результаты модернизации бизнес-процессов возможно с помощью использования программных продуктов, таких как «BAAN», «SAP», «1С». В программных продуктах удобно проводить сбор данных, автоматизировать рутинные задачи, собирать обратную связь от персонала, оперативно корректировать бизнес-процессы, вести учет и аналитику.

Методология PDCA обеспечит предприятию цикличную модернизацию бизнес-процессов, позволяя приобрести конкурентное преимущество.

Данная комбинированная методология, объединяющая лучшие практики и подходы из различных сфер процессного управления, обеспечивает системный подход к исследованию и оптимизации бизнес-процессов, что в свою очередь позволяет организациям достигать устойчивых результатов и повышать свою конкурентоспособность.

1. Александрова С.А. Использование операционной модели SCOR для оценки роли и управления работой логистических посредников в целях поставок // Вестник Белорусско-Российского университета. 2024. №1 (82). /[Электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: https://cyberleni nka.ru/article/n/ispolzovanie-operatsionnoy-modeli-scor-dlya-otsenki-roli-i-upravl eniya-rabotoy-logisticheskih-posrednikov-v-tsepyah-postavok (дата обращения: 10.07.2024).
2. Карамышев А.Н. Анализ методологий процессного управления, полностью охватывающих бизнес-процессы предприятия // Вестник БГТУ имени В. Г. Шухова. 2017. №5. /[Электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: https://cyberleninka.ru/article/n/analiz-metodologiy-protsessnogo-upravlen iya-polnostyu-ohvatyvayuschih-biznes-protsessy-predpriyatiya (дата обращения: 17.08.2024).
3. Карамышев А.Н. Анализ универсальных методологий процессного управления промышленными предприятиями // Вестник БГТУ им. В.Г. Шухова. 2017. №6. С. 192-195.
4. Карамышев А.Н., Казаева М.С., Абросимова Е.В., Федоров Д.Ф. Анализ процессной методологии управления «Бережливое производство» // Вестник БГТУ им. В.Г. Шухова. 2017. №3. С. 148-150.
5. Карамышев А.Н., Казаева М.С., Абросимова Е.В., Федоров Д.Ф. Анализ процессной методологии управления «Шесть сигм» // Вестник БГТУ им. В.Г. Шухова. 2017. №4. С. 160-164.
6. Лапиков А.В. Оценка цифровой зрелости процесса управления персоналом для организации цифрового перехода компании // Вестник Кемеровского государственного университета. Серия: Политические, социологические и экономические науки. 2022. №4 (26). /[Электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: https://cyberleninka.ru/article/n/otsenka-tsifrovoy-zrelosti-protsessa-upravleniya-personalom-dlya-organizatsii-tsifrovogo-perehoda-kompanii (дата обращения: 12.06.2024).
7. Майкл Л. Джордж. Бережливое производство + шесть сигм. Комбинируя качество шести сигм со скоростью бережливого производства. М.: Альпина Паблишер, 2007.
8. Хаммер М., Чампи Д. Реинжиниринг корпорации. Манифест революции в бизнесе. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2007.
9. Шведенко В.В. Методология организации информационных потоков в процессно-функциональной модели управления предприятием и инструментальные средства для их реализации // Известия СПбГЭУ. 2019. №5-1 (119). /[Электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: https://cyberleninka.ru/article/n/metodologiya-organizatsii-informatsionnyh-poto kov-v-protsessno-funktsionalnoy-modeli-upravleniya-predpriyatiem-i-instrumentalnye (дата обращения: 25.06.2024).
10. Шичков Н.А. Система менеджмента качества, интегрированная с контроллингом предприятия // Организатор производства. 2014. №3 (62). /[Электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: https://cyberleni nka.ru/article/n/sistema-menedzhmenta-kachestva-integrirovannaya-s-kontrolling om-predpriyatiya (дата обращения: 26.06.2024).

Рецензии:

14.09.2024, 12:06 Ашрапов Улугбек Товфикович
Рецензия: В статье "Теоретические основы применения комбинированной методологии оптимизации бизнес-процессов организации" приводится анализ теоретических основ применения комбинированной методологии оптимизации бизнес-процессов. Статья представляет интерес для руководителей предприятий, менеджеров и читателей, интересующихся оптимизацией бизнес-процессов. Рекомендую статью к публикации после доработки с описанием современных новейших простых и инновационных способов создания бизнес-процессов корпоративного уровня с помощью программного обеспечения для управления бизнес-процессами, например - Простая автоматизация: инновации с помощью программного обеспечения для управления процессами [https://kissflow.com/workflow/process/].



Комментарии пользователей:

22.09.2024, 13:31 Захаров Гавриил Давидович Отзыв: Аннотацию расширить, иллюстрационные материалы пошли на пользу данной работе. Новая отечественная и зарубежная литература была бы очень кстати. Точка ставится всегда после ссылки а не наоборот, (см.: пример [10,с.84]). Итог. В целом хорошая статья но требуется её доведение до ума, в данном виде публиковать нельзя!

Оставить комментарий