Разделы: Экономика
Размещена 13.06.2025. Последняя правка: 09.06.2025.
Просмотров - 198

Пути повышения эффективности инвентаризации

Крыштопович Елизавета Андреевна

Нет

ПолесГУ

Студент

Лукашевич В.А., кандидат экономических наук, доцент кафедры банкинга и финансовых рынков, УО «Полесский государственный университет»

УДК 657

Введение.

Инвентаризация как объект контроля и аудита играет ключевую роль в обеспечении достоверности финансовой отчетности, сохранности активов и соблюдении внутренних процедур. Она рассматривается не только как бухгалтерская процедура, но и как важный инструмент внутреннего контроля и внешнего аудита.

Инвентаризация помогает сверить фактическое наличие активов с данными бухгалтерского учета, что важно для точной финансовой отчетности. Регулярные проверки позволяют выявлять недостачи, порчу или хищения, а также принимать меры по их предотвращению. Точные данные о состоянии и движении активов помогают принимать обоснованные управленческие решения и оптимизировать использование ресурсов. Своевременное выявление отклонений и несоответствий позволяет минимизировать финансовые и операционные риски. Инвентаризация является обязательным элементом бухгалтерского учета и внутреннего контроля, предусмотренным нормативными актами. Процесс инвентаризации способствует выявлению слабых мест в системе учета и контроля, что позволяет улучшить процедуры и повысить надежность системы.

Актуальность исследования.

Несмотря на очевидную важность инвентаризации, в практической деятельности организаций сохраняется ряд проблем, существенно снижающих её эффективность. Одной из наиболее острых является отсутствие необходимой детализации в отчетной документации. Представляемые акты инвентаризации зачастую содержат лишь итоговые показатели по счетам или крупным группам товарно-материальных ценностей без указания конкретных подразделений, мест хранения или материально-ответственных лиц. Такая обобщённость делает невозможным точное определение мест возникновения отклонений и существенно ограничивает возможности как внутреннего контроля, так и внешнего аудита. Анализ причин расхождений — будь то пересортица, ошибки учета, порча или хищения — при этом затруднён, а эффективность управленческих решений снижается. Сложившаяся ситуация во многом обусловлена отсутствием в учетной системе аналитических разрезов и субсчетов, которые могли бы обеспечивать необходимый уровень детализации данных. Это приводит к агрегированному отражению всех корректировок по результатам инвентаризации, искажая общую картину и затрудняя выявление ответственных за недостачи.

Решением может стать внедрение системы уточняющих субсчетов, привязанных к конкретным местам хранения и ответственным лицам, а также обязательное введение аналитики в инвентаризационные документы. Это позволит отражать расхождения с разбивкой по складам и материально-ответственным лицам, а также фиксировать предполагаемые причины недостач. Такая мера значительно повысит прозрачность учета, упростит аудит и усилит адресную ответственность за сохранность активов. Одновременно потребуется внести дополнительную форму отчетности по инвентаризации, добавив в неё раздел с детализацией отклонений, чтобы обеспечить полноту информации для всех участников контрольного и аудиторского процесса.

Цель исследования.

Цель настоящей работы заключается в разработке методических подходов к повышению прозрачности учета результатов инвентаризации за счёт внедрения системы уточняющих субсчетов и аналитической отчетности, способствующих более точному контролю и усилению адресной ответственности.

Задачи исследования

В рамках достижения поставленной цели в исследовании решаются следующие задачи. Во-первых, проводится анализ действующей практики оформления и учета результатов инвентаризации, выявляются её основные недостатки, в частности — недостаточная детализация данных в отчетной документации и агрегированное отражение информации по счету 94 «Недостачи и потери от порчи имущества». Во-вторых, исследуются последствия отсутствия аналитических разрезов учета для внутреннего контроля, аудита и принятия управленческих решений.

Далее, обосновывается необходимость внедрения уточнённой структуры субсчетов к счету 94, позволяющей классифицировать недостачи по месту их возникновения и видам активов. Также разрабатывается новая форма отчетности, позволяющая отражать недостачи в разрезе конкретных подразделений, мест хранения и материально-ответственных лиц. Завершающим этапом становится оценка эффективности предложенных изменений с точки зрения повышения прозрачности учета, усиления адресной ответственности и повышения качества как внутреннего контроля, так и внешнего аудита.

С учётом выявленных проблем при проверке результатов инвентаризации, связанных с отсутствием достаточной детализации по местам возникновения недостач, назрела необходимость внесения изменений в систему бухгалтерского учета. Практика показывает, что обобщённое отражение недостач на счете 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» не позволяет точно определить источник отклонений и существенно затрудняет как проведение внутреннего контроля, так и формирование объективного мнения в ходе аудиторских проверок. В частности, при анализе инвентаризационных документов невозможно установить, где именно — на складе, в производстве, в процессе поставки или в кассе — произошла недостача, и к какой категории имущества она относится.

Для устранения этих недостатков и повышения аналитичности учета предлагается ввести уточнённую структуру субсчетов к счету 94. Такая детализация позволит более точно отражать информацию о характере и месте возникновения недостач, что, в свою очередь, повысит прозрачность учета, упростит процесс расследования причин отклонений и усилит персональную ответственность материально-ответственных лиц. Новая структура включает подразделение счета 94 на субсчета в зависимости от этапа обращения имущества (производство, склад, поставка и т.д.), а также дальнейшее уточнение по видам активов: сырье, топливо, готовая продукция, денежные средства, основные средства и др.

Введение данных изменений обеспечит более точную аналитическую основу для контроля, формирования управленческой отчетности и проведения аудиторских процедур.

В связи с поиском наиболее эффективного документа, можно предложить введение следующей отчетной формы:

Отчет о составе потерь и недостач (94 счет)

№_ от "_"____2024 года

Организация: ______

УНП: ______

Адрес: _____

Комиссия в составе: Председатель комиссии: _______

Член комиссии: _____

Член комиссии: _____

На основании приказа №_ от "_"____2024 года была проведена проверка, в результате которой выявлены следующие недостачи: Наименование, Код счета, Кол-во Сумма, Ответственное лицо, Итоговая сумма к списанию: _____

Разбитие суммы на части по месту выявления недостачи:

Подписи: Председатель комиссии: _____

Члены комиссии: _____

Руководитель: _____

Рис.1. Рекомендуемый отчет о составе потерь и недостач

Благодаря данному документу мы сможем отслеживать, где наблюдается наибольший процент недостач. Спустя пару месяцев, после принятия данного документа, мы сможем наблюдать изменения процентных соотношений в статистике, соответственно сможем проводить более точный анализ и знать, куда нужно направить больше усилий при проведении последующих проверок.

Внедрение детализированной структуры субсчетов к счету 94 «Недостачи и потери от порчи имущества», а также разработка новой формы отчетности «Отчет о составе потерь и недостач» позволяет значительно повысить прозрачность и управляемость учета выявленных отклонений. Благодаря классификации недостач по местам их возникновения и видам имущества, становится возможным точное определение источников потерь, что особенно важно для обеспечения адресной ответственности, усиления контроля и своевременного реагирования со стороны руководства.

Предложенная форма отчета предоставляет наглядную статистику по структуре недостач в разрезе аналитических субсчетов, что открывает новые возможности для анализа динамики потерь, оценки эффективности внутренних контрольных процедур и формирования стратегических решений по оптимизации учета.

Научная новизна.

Научная новизна данной работы заключается в предложении оригинальной структуры субсчетов к счету 94, позволяющей систематизировать недостачи в разрезе мест их возникновения (производство, склад, поставка, транспортировка и т. д.), а также по категориям имущества (сырье, топливо, денежные средства, готовая продукция, основные средства и прочее). Ранее в бухгалтерской практике подобная детализация применялась крайне ограниченно или не применялась вовсе, что затрудняло анализ и контроль.

Автором также разработана и предложена унифицированная форма «Отчета о составе потерь и недостач», которая позволяет фиксировать недостачи с указанием ответственных лиц и конкретных мест выявления отклонений. Данный документ обеспечивает возможность составления статистических выкладок, отслеживания динамики изменений, а также позволяет проводить точечный анализ причин потерь. Таким образом, личный вклад автора состоит в создании новых инструментов аналитического учета, способствующих системному повышению эффективности контроля, прозрачности инвентаризации и достоверности отчетности. В отличие от других подходов, предложенные решения обеспечивают не только учетную фиксацию результатов инвентаризации, но и аналитическую интерпретацию полученных данных, необходимую для принятия обоснованных управленческих решений.

Результаты исследования.

В результате исследования была разработана уточнённая структура субсчетов к счету 94, отражающая как источники возникновения потерь, так и их специфику. Это позволяет отразить недостачи по складам, производственным участкам, в процессе поставок и по видам имущества. Создана модель новой формы отчетности, в которую включены разделы, фиксирующие детализацию по направлениям учета. Предложенные меры формируют более точную аналитическую базу для управленческой отчетности, внутреннего контроля и проведения аудита. Такая детализация позволяет точно определить зону возникновения отклонений, оперативно выявлять риски и привлекать к ответственности конкретных должностных лиц.

Заключение.

Таким образом, внедрение разработанной системы субсчетов к счету 94 «Недостачи и потери от порчи имущества», а также новой формы отчетности позволяет устранить существующие недостатки в учете результатов инвентаризации. Повышается точность отражения информации, обеспечивается адресность контроля и ответственности, а также создаются условия для более глубокого анализа и интерпретации данных. Предложенные меры способствуют не только усилению внутреннего контроля, но и предоставляют аудиторам эффективный инструмент для проведения комплексных проверок. Внедрение данных подходов в практику организаций обеспечит повышение достоверности бухгалтерского учета и управленческой отчетности, усилит контроль за сохранностью активов и повысит эффективность принятия управленческих решений.

1. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30 ноября 2007 года № 180 об утверждении Инструкции по инвентаризации активов и обязательств и о признании утратившим силу нормативного правового акта Министерства финансов Республики Беларусь // Национальный правовой интернет-портал Республики Беларусь. - [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://pravo.by/document/?guid=3961&p0=W20717745 (Дата доступа: 28.05.2025).
2. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 29 июня 2011 года № 50 о типовом плане счетов бухгалтерского учета. // Национальный правовой интернет-портал Республики Беларусь. - [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://fsc.bsu.by/wp-content/uploads/2017/11/Tipovoj-plan-schetov-buhgalterskogo-ucheta.pdf (Дата доступа: 28.05.2025).

Рецензии:

14.06.2025, 14:13 Ашрапов Улугбек Товфикович
Рецензия: В статье "Пути повышения эффективности инвентаризации" автором предложена оригинальная структура субсчетов к счету 94, позволяющей систематизировать недостачи в разрезе мест их возникновения (производство, склад, поставка, транспортировка и т. д.), а также по категориям имущества (сырье, топливо, денежные средства, готовая продукция, основные средства и прочее). Однако, в настоящее время существует программное обеспечение Softly для управления запасами, которое стало более точным и наглядным, а благодаря таким функциям автоматизации, как сканирование штрихкодов и оповещения о низком уровне запасов снижается риск человеческих ошибок и дорогостоящих дефицитов. Одним из 5 способов повышения эффективности с помощью этого программного обеспечения для инвентаризации является внедрите правило инвентаризации 80/20 – [https://www.sortly.com/blog/how-can-you-make-inventory-more-efficient/]. Правило 80/20 (принцип Парето), помогает малому бизнесу расставить приоритеты в управлении запасами, определяя наиболее важные позиции запасов и сосредоточивая усилия по контролю запасов на этих позициях. Принцип Парето заключается в том, что 80% прибыли бизнеса обычно поступает от 20% запасов. Чтобы внедрить правило 80/20, начните с определения самых прибыльных товаров. Затем скорректируйте стратегию инвентаризации и процессы заказов, чтобы они у вас никогда не заканчивались. Используйте программное обеспечение для инвентаризации, чтобы устанавливать оповещения о низком уровне запасов, уведомления об окончании гарантии и напоминания о сроке годности для дополнительной эффективности.



Комментарии пользователей:

Оставить комментарий