Статья опубликована в №22 (июнь) 2015
Разделы: Педагогика, Информационные технологии, Методика преподавания
Размещена 21.06.2015. Последняя правка: 20.06.2015.
Просмотров - 3898

Разработка служебных документов военной направленности средствами табличного процессора

Гужвенко Елена Ивановна

доктор педагогических наук, доцент

Рязанское высшее воздушно-десантное командное ордена Суворова дважды краснознаменное училище имени генерала армии В. Ф. Маргелова

доцент

УДК 37.047

Введение. Программа Microsoft Excel разработана для удобной работы пользователя с таблицами данных, причём преимущественно данная работа производится с числовыми значениями. Благодаря использованию электронных таблиц намного проще работать с данными, можно получать точные результаты без выполнения ручных расчётов. Эти особенности программы не всегда учитываются на практике, зачастую заполнение и обработку табличных данных производят в Word, затем распечатывают документы и дорабатывают их в бумажном виде, производя расчёты на бумаге. Это, во-первых, нецелесообразно с точки зрения экономии времени на обработку документа, во-вторых, связано с появлением большого количества бумажных вариантов, иногда с ошибочными расчётами. Чтобы этого избежать, можно многие формализованные документы, например, экзаменационные и зачётные ведомости,  а для военных ещё и ведомости выдачи боеприпасов. распределение военнослужащих в наряд, составление ведомостей вещевого довольствия военнослужащих, выполнять в  электронных таблицах, заполнять и использовать в электронном виде.

Такое заполнение документов позволит избежать вычислительных ошибок, так как в шаблоне доступны только отдельные редактируемые поля, а также с использованием выделения цветом мгновенно указываются ошибки пользователя.

Основной особенностью Excel является его возможность использовать формулы для того, чтобы описывать между значениями разных ячеек различные связи. Следует отметить, что по заданным формулам расчёт выполняется автоматически. Если человек изменяет значение какой-либо ячейки, то сразу же автоматически происходит перерасчёт значений всех остальных ячеек, которые связаны с ней формульными отношениями, благодаря чему обновится вся таблица и данные, которые находятся в ней.

Таким образом, использование Excel при разработке и составлении служебных документов позволит осуществить автоматизацию всех итоговых вычислений; выполнение однотипных расчётов над большими наборами данных; подготавливать табличные документы, которые затем будут использованы многократно; строить графики и диаграммы по конкретным данным.

На занятиях по Excel в Рязанском высшем воздушно-десантном командном училище при подготовке курсантов на оном из занятий выполняется разработка служебного документа – ведомости учёта результатов выполнения стрельб. Данные ведомости являются типовыми, выдаются в распечатанном виде преподавателю или командиру подразделения, ведущему занятия по огневой подготовке. Чтобы автоматизировать и облегчить работу преподавателя, разрабатываются шаблоны [1].

Для подготовки к выполнению задания курсанты должны повторить или изучить теорию и знать ответы на контрольные вопросы:

 

1. Как можно разбить текст, введенный в ячейку, на две или более строк?
2. Как в колонтитуле задать автоматически изменяемую дату и номер страницы?
3. Что такое вложенные функции? Как воспользоваться Мастером функций для вложенной функции?
4. Как правильно задать дату в формуле?
5. Как объединить ячейки в электронной таблице? Как снять объединение ячеек?
6. Как нужно вводить числовые данные и даты, чтобы программа Excel воспринимала их как текст?
7. Как установить разбиение электронной таблицы на страницы?
8. Как отформатировать данные в ячейке? Как удалить формат ячейки?
9. Какие возможности предоставляет диалоговое окно Формат ячеек?
10. Как отсортировать таблицу по какому-либо столбцу?
11. Как установить защиту созданного листа от изменений?
12. Как установить защиту всего документа от несанкционированного просмотра?
13. Как установить защиту всего документа от внесения изменений?

 

После теоретической подготовки к занятию курсанты изучают указания к выполнению работы:

 

1. Средствами Excel подготовить ведомость учета результатов выполнения упражнения по стрельбе из АК-74М. Файл должен называться Отчет_Фамилия (вместо слова «Фамилия» указать свою фамилию), находиться в месте, указанном преподавателем.
2. Лист, на котором должно быть выполнено задание, назвать своей фамилией.
3. Вид представления данных – разметка страницы.
4. Страницы, на которых выполнена ведомость, должны быть формата А4, ориентация альбомная, поля по 0,4 см.
5. Заполнить и отформатировать таблицы по образцу, представленному в конце статьи.

 

Страница 1

Столбцы В, С и Е заполнить, используя автозаполнение.

Фамилии в столбце D могут быть произвольными.

Заполнение ячеек с G9 по G35 выполнять с использованием функции  ЕСЛИ(), которую нужно вложить одну в другую четыре раза, учитывать:

«5» ставить, если количество пораженных мишеней более 7;

«4» ставить, если количество пораженных мишеней от 5 до 7;

«3» ставить, если поражено не менее трёх мишеней, но менее 5;

«2» ставить, если поражено менее трёх мишеней.

В случае, если в ячейке столбца Вид оружия указано не АК-74М, а, например, болен, командировка и прочее, значит обучаемый не стрелял, в столбце G напротив его фамилии должно в ячейке должно быть написано «не стрелял».

Для ячейки G9 будет получена формула:

=ЕСЛИ(F9>=8;5;ЕСЛИ(F9>=5;4;ЕСЛИ(F9>=3;3;ЕСЛИ(F9>0;2;"не стрелял"))))

При заполнении столбца I использовать условное форматирование: при занесении записи в ячейки столбца они должны изменить цвет на желтый, если количество патронов меньше количества пораженных мишеней.

При попытке записать числа в ячейки столбца I, если им соответствующее значение столбца Е не АК-74М, ячейка должна менять цвет на красный (соответствующий обучаемый отсутствовал на занятии, поэтому напротив его фамилии не может быть никакое количество патронов).

Страница 2

Ячейку В38 заполнять, используя формулу

=СЧЁТЕСЛИ(E9:E35;"АК-74М").

Ячейку В39 заполнять, используя формулу =СЧЁТЕСЛИ(G9:G35;5).

Аналогично заполнить ячейки с В40 по В42. Выравнивание в В38:В43 по правому краю.

Ячейку В43 заполнять, используя формулу =1-B42/СУММ(B39:B41), установить формат ячейки процентный.

Результат ячеек с D39 по D43 получается делением количества людей, получивших соответствующую оценку на общее количество стреляющих. При создании формул для данных ячеек использовать абсолютную и относительную ссылку на ячейки.

Результат в ячейке D44 получается нахождением самой низкой оценки подразделения, её и записывают в D44. Ячейку отформатировать – формат числовой, число десятичных знаков 0.

Ячейка J40 содержит результат суммирования всех данных из ячеек с J9 по J35.

Заполнить отчёт, подробно описав, как выполнялись действия

 

1. Как выполнить подсчёт процента обучаемых, принимавших участие в стрельбах? Записать формулу.
2. Как выполнить заполнение ячеек с В9 по В35 числами от 1 до 27?
3. Как выполнить заполнение ячеек с Е9 по Е35 текстом АК-74М?
4. Как получается формула с оценкой? Записать формулу для одной из ячеек.
5. Как вычислить общий расход боеприпасов? Записать формулу.
6. Как выполнить подсчёт количества человек, получивших оценку «отлично»? Записать формулу.
7. Как выставить оценку всему подразделению обучаемых? Записать формулу.

 

Дополнительные задания

1. Внести изменения в формулу для выставления оценки подразделению, чтобы был учтён тот факт, что если в стрельбах участвуют менее 60 % обучаемых, подразделение получает «2».
2. Отсортировать таблицу по оценкам, полученным обучаемыми.
3. Установить защиту созданного листа от изменений.
4. Установить защиту всего документа от несанкционированного просмотра.
5. Установить защиту всего документа от внесения изменений.
6. Для ячейки В43 создать примечание, в котором записать формулу, по которой считается содержимое ячейки.
7. Настроить внешний вид листа, чтобы отображалось не содержимое, а формулы, с использованием которых результаты были получены.
8. Настроить Excel, чтобы при создании нового документа создавалось 4 листа, шрифт был Times New Roman, 14.
9. Изучить возможности специальной ставки: как можно скопировать ячейки, результаты которых получены с использованием формул, затем вставить, чтобы содержимое во вставленных ячейках было числами, а не формулами и не изменялось при дальнейшем копировании. Например, скопировать содержимое столбца Оценка в столбец Замечания руководителей, чтобы в данном столбце были оценки или надпись «не стрелял», соответствующие столбцу Оценка. Если в столбце Оценка произойдут изменения, в столбце Замечания руководителей ничего не должно меняться.
10. Используя условное форматирование, сделать, чтобы ячейки столбцов F, G напротив фамилий тех, кто не стрелял, становились синего цвета при попытке заполнить их.

Заключение

Использование заданий практической направленности на занятиях по информатике позволяет не только повысить учебную активность курсантов, мотивировать их к самостоятельному освоению рациональных способов работы в приложениях Office для более эффективного использования полученных знаний в практической деятельности будущего офицера, но и осуществить автоматизацию работы преподавателей и командиров при работе с документами, существенно снизив временные затраты на обработку документов, тем самым освободив время для других целей.

1. Гужвенко, Е. И. Информатика и информационные технологии в профессиональной деятельности [Текст]: практикум / Е. И. Гужвенко. – Рязань: РВВДКУ, 2015. – 287 с.

Рецензии:

21.06.2015, 14:09 Быкасова Лариса Владимировна
Рецензия: Статья своевременная и, безусловно, актуальная. Язык автора грамотен и понятен, логика изложения последовательная. Замечаний нет. Статья рекомендуется к печати.

21.06.2015, 15:54 Груздева Людмила Михайловна
Рецензия: Рекомендую статью к изданию. Статья полезная с практической точки зрения, в ней изложены задания и контрольные вопросы, которые можно использовать в учебном процесс при подготовке студентов различного профиля.

22.06.2015, 7:16 Александрова Елена Геннадьевна
Рецензия: Тема статьи актуальна, интересна, соотвествует научному стилю. Работа может быть рекомендована к печати.



Комментарии пользователей:

Оставить комментарий